Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen die bisher hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden und auf diese Weise die Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Die Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) sollen ab dem 1. Juli 2011 gelten. Bislang liegt hierzu lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor. Der Bundestag und Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden.
Aktuelle Rechtslage
Für Papier- und elektronisch übermittelte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug bislang nur geltend gemacht werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch die Nutzung eines Verfahrens zum elektronischen Datenaustausch (sog. EDI-Verfahren) gewährleistet ist. Die bisherige Regelung des § 14 UStG sieht für Rechnungen, die auf elektronischem Weg (per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Fax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI)) übermittelt werden, hohe technische Anforderungen vor.
Aufgrund des hohen Dokumentations- und Prüfaufwandes stellen sich viele Unternehmen nicht auf die elektronische Fakturierung um bzw. akzeptieren keine elektronischen Rechnungen.
Geplante Neuregelungen
Ab dem 1. Juli 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Laut Gesetzesentwurf soll jeder Steuerpflichtige dann selbst entscheiden können, wie er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Eine Signatur oder das EDI-Verfahren sind zur Übermittlung der elektronischen Rechnung nicht mehr vorgeschrieben, Unternehmer sollen jedoch weiterhin darauf zugreifen können. Sowohl innerbetriebliche Kontrollverfahren als auch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahren sind somit zulässig, um die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung zu ermöglichen.
Auch DE-Mail oder E-Post können künftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt in Zukunft als Papierrechnung.
Auch wenn ein wesentlicher Impuls in Richtung „Elektronik statt Papier“ gegeben wird, werden sicherlich nicht alle Unternehmen sofort auf die elektronische Rechnungsstellung und -bearbeitung umstellen.
Nach § 14b Absatz 1 UStG ist das Unternehmen verpflichtet, alle Duplikate der Rechnungen, die es versandt hat und alle Rechnungen, die es selbst erhalten hat, zehn Jahre in lesbarem Zustand aufzubewahren. Die Zahl der manuell bearbeiteten und archivierten Rechnungen sinkt laut Ressort um voraussichtlich rund 10,5 Mrd. auf etwa 8,5 Mrd. Rechnungen. Dadurch reduzieren sich die Kosten für den Vorgang der Archivierung um rund 3,4 Mrd. Euro.
[Text: Jessica Antosik. Quelle: bundesfinanzministerium.de; iww.de. Bild: wikipedia.de.]