Man braucht viel Planung, Zeit, Sorgfalt und Liebe zum Detail, um neue Produkte zu entwickeln. Bei der produktbegleitenden Dokumentation sucht man jedoch immer wieder vergeblich nach diesen Eigenschaften. Dürftig zusammengewürfelte Texte enthalten unverständliche lange Sätze, uneinheitliche Formulierungen und Terminologie oder unklare Anweisungen.
Kompromisse bei der Dokumentationsqualität zu machen, ist ein Trugschluss. Viele Kunden schließen daraus auf die Qualität der Produkte. Bedienfehler können entstehen und folgenreiche Konsequenzen nach sich ziehen.
Was sind die verbreitesten Schreibsünden?
- Lange Sätze
- Passiv in Anweisungen, für Handlungen
- Nomen statt Verben
- Uneinheitliche Texte und Terminologie
- Nicht übersetzungsgerechte Texte
Was folgt, sind einfache Methoden, um diese Fehler systematisch zu erkennen und zu beseitigen. Sie beziehen sich v.a. auf technische Literatur, Bedienungshandbücher und ähnliche Publikationen.
Sünde Nr. 1: Lange Sätze
Ein Satz ist lang, wenn er mehr als etwa 15 Wörter enthält. Wie zählt man die Wörter? In MS-Word 2010 und in einigen anderen Programmen markiert man den Satz mit der Maus. In der Statuszeile steht die Wortzahl für diesen Satz. Alternativ kann man auch eine Nicht-Proportionalschrift wie Courier nehmen und die Textbreite so festlegen, dass in etwa 15 Wörter auf die Breite einer Seite passen.
Zuerst fragt man sich bei langen Sätzen, was die Kernaussagen sind. Aus 2 bis 3 Kernaussagen lassen sich möglichst 2 bis 3 selbstständige Sätze bilden. Das macht folgendes Beispiel deutlich:
„Nachdem nun die Vakuumsauger auf der Konsole positioniert sind und diese mittels der Schläuche an das Vakuumsystem angeschlossen sind, wird anschließend durch ein Hochschieben des Handschiebeventils das saugerseitige Vakuum aktiviert.“ (30 Wörter)
Hier haben wir der Reihe nach drei Informationen, die wir umformulieren können:
(1) zwei Bedingungen (die Vakuumsauger sind positioniert und angeschlossen),
(2) eine Handlung (hochschieben) und
(3) ein Ergebnis (Vakuum aktiviert)
Das Ergebnis der Umformulierung könnte also wie folgt aussehen:
(Ergebnis der vorhergegangenen Handlung:)
- Die Vakuumsauger sind auf der Konsole positioniert und mittels der Schläuche an das Vakuumsystem angeschlossen.
- Handschiebeventil hochschieben.
- Das saugerseitige Vakuum ist aktiviert.
Wir haben nun 22 Wörter in drei Sätzen. Es sind 26 % weniger Text mit einem höheren Wiederverwendungspotenzial, was bei Übersetzungen in mehrere Sprachen Kosten spart.
Neben der Zerteilung des Satzes in Kernaussagen, haben wir uns die Frage gestellt: Gibt es Wörter, auf die man verzichten kann? Hier z. B. das Füllwort „nun“. Auch hat sich das Wort „anschließend“ erübrigt.
Bei der Umformulierung gilt ein wichtiges Prinzip: Möglichst eine Anweisung pro Satz.
Sünde Nr. 2: Passiv in Anweisungen, für Handlungen
Das Passiv ist in technischen Dokumentationen leider sehr verbreitet. Gerade wenn es um die Bedienung von Programmen oder Geräten geht, muss man eindeutig klarstellen, wer etwas zu tun hat: Der (bei Infinitivkonstruktionen implizierte) Bediener oder eine andere Person. Mit der Suchen- und Ersetzen-Funktion von Textverarbeitungssystemen kann man Signalwörter wie „werden“, „wird“, etc. hervorheben und dann Passivsätze umschreiben.
Aus Sätzen wie „Der Not-Aus-Taster muss entriegelt werden.“ macht man dann den Aktivsatz „Sie müssen den Not-Aus-Taster entriegeln.“ oder den Infinitivsatz „Not-Aus-Taster entriegeln.“.
Sünde Nr. 3: Nomen statt Verben
Eine Nominalkonstruktion kommt vor, wenn der Autor statt eines Verbs ein Substantiv einsetzt. Beispiel: „Messung der Teile durchführen“. Es sind oft umständliche und unnatürliche Sätze. Viel leserfreundlicher klingen diese Sätze, wenn man sie durch Verben ersetzt, etwa „Teile messen“.
Sünde Nr. 4: Uneinheitliche Texte
Besonders bei zusammengesetzten Dokumenten kommt es oft zu uneinheitlichen Termini und Sätzen. Mit einem einfachen Kniff kommt man diesen Stellen auf die Spur. Man kopiert das Dokument in einen Texteditor und ersetzt einen Punkt + Leerzeichen durch einen Punkt + Absatzmarke. Das Ergebnis kann man alphabetisch sortieren und somit einen Teil der uneinheitlichen Formulierungen finden:
Grundstellung erreicht
Grundstellung erreicht.
Grundstellung ist erreicht
Sünde Nr. 5: Texte nicht übersetzungsgerecht
Der Löwenanteil der technischen Dokumentation wird übersetzt. Es ist ein Thema für sich, Texte speziell für die Übersetzung zu optimieren. Die häufigsten Fehler kann man bereits mit wenig Aufwand verhindern. Es geht dabei um drei Hauptpunkte:
a) Man muss vermeiden, Sätze durch Auflistungspunkte oder Absatzmarken zu trennen. Übersetzungssysteme speichern in der Regel diese Teilsätze für sich, was aufgrund des unterschiedlichen Satzbaus zwischen den Sprachen zu einer falschen Zuordnung von Übersetzungen führen kann.
b) Bei Fachwörtern muss man die Komposita immer ausschreiben. Ein alleinstehendes Wort wie „Gerät“ kann sehr unterschiedliche Übersetzungen erhalten, je nachdem, um was für ein Gerät (in Englisch: unit, instrument, applicance, device etc.) es sich handelt.
c) Sätze, die Bezugswörter wie „Es“ und „Dieses“ enthalten, sind ebenfalls zu vermeiden. Bei einer späteren Wiederverwendung isolierter Sätze aus einem Übersetzungssystem können sie einen falschen Bezug haben.
Wer Erfahrung mit der Aufnahme bzw. der Entwicklung von Makros hat, kann die obigen Schritte in einem Makro zusammenfassen und somit seinen Text für die Endkontrolle vorbereiten. Einfache Texte schreiben ist nicht einfach, aber es lohnt sich. Der Leser und das Finanzcontrolling werden dafür dankbar sein.
[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: Newsletter D.O.G. news 2/2012. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion, Geschäftsführer D.O.G. GmbH.]