„Bitte entschuldige den langen Brief, ich hatte keine Zeit für einen kürzeren.“ Dieses Zitat wird Goethe zugeschrieben und fasst eigentlich gut zusammen, dass Vereinfachen eine Aufgabe ist, die mit Arbeit verbunden ist.
5 bis 10 % der Informationen sind redundant
In vielen Unternehmen entstehen größere Mengen an Informationen und Dokumenten, die meistens viele Autoren unter hohem Zeitdruck produzieren. Das schafft natürlich Qualitätsprobleme und redundante Informationen.
Erfahrungsgemäß dürften voraussichtlich 5 bis 10 % dieser Inhalte durch Vereinfachung eingespart werden können. Diese Erkenntnis ist besonders für Firmen interessant, die mit Redaktionssystemen arbeiten und in mehrere Sprachen übersetzen lassen.
Erhebliche finanzielle Einsparpotenziale
Ein Beispiel: „Betriebsartwechsel“ und „Wechsel der Betriebsart“ haben denselben Informationsgehalt. Dieselbe Information wird mehrfach verwaltet und übersetzt. Übertragen auf ein Unternehmen, das bspw. 500 neue Seiten pro Jahr erstellt und in 20 Sprachen übersetzen lässt, würde eine Reduzierung der Wortmenge um 5 % ein Einsparungspotenzial in der Größenordnung von 20.000 Euro bedeuten. (Kalkulationsbasis: 200 Wörter pro Seite, durchschnittlich 0,20 Euro pro übersetztes Wort. Laut tekom-Studie 2011, tcworld 2011 von Dr. Daniela Straub übersetzten knapp 20 % der untersuchten Unternehmen in mehr als 20 Sprachen.)
Hier lohnt es sich besonders: Bedienungsanleitungen und Anwendungshandbücher
Vor allem bei Bedienungsanleitungen oder bei Anwendungshandbüchern für Software steht Vereinfachen auf der Tagesordnung. Vorsicht ist jedoch das höchste Gebot, denn man kann auch viel falsch machen.
Eine Anleitung hat in der Regel verschiedene Typen von Inhalten: (1) Allgemeine Verwaltungsinformationen, (2) Erklärende Informationen und (3) Anweisungen.
(1) Allgemeine Verwaltungsinformationen
Die allgemeinen Verwaltungsinformationen beinhalten Standardinformationen zu der Navigation im Handbuch, rechtliche Hinweise, Informationen zum Support o. ä. Diese Informationen sollten stark vereinfacht und standardisiert sein, so dass sie in möglichst vielen Dokumentationen und Sprachen wiederverwendet und auch effizient gepflegt werden können. Das ist in der Praxis auch oft der Fall.
(2) Erklärende Informationen
Die erklärenden Informationen liefern dem Leser Erläuterungen und Hintergrundinformationen zu Verfahren, zum Sinn und Zweck bestimmter Funktionen oder zur Beschreibung des Produkts. Es sind Informationen, die relativ selten wiederverwendbar sind und daher vor allem im Hinblick auf ihre Verständlichkeit optimiert werden können. Die Sätze sind oft etwas länger und komplexer als bei einfachen Anweisungen.
(3) Anweisungen
Die anweisenden Inhalte bieten das größte Potenzial für Wiederverwendung und verdienen daher das Hauptaugenmerk von Autoren, wenn es um Vereinfachung geht. Unter anweisenden Inhalten versteht man nicht nur die reinen Anweisungen wie „Klicken Sie auf Taste F2“, sondern auch die entsprechenden Warnhinweise und Ergebnisbeschreibungen. Anweisende Inhalte betreffen Themen wie Bedienung, Wartung und Entsorgung.
Vereinfachen – aber richtig
Zum Vereinfachen gehören verschiedene Aspekte. Zunächst geht es um das Entfernen überflüssiger Wörter. Füllwörter wie „schon“ oder „eigentlich“ liefern dem Benutzer keine zusätzlichen Informationen. Sie können durchaus dafür sorgen, dass der Text angenehmer und fließender zu lesen ist, erschweren aber die Wiederverwendung von Inhalten und verursachen Mehrkosten bei Übersetzungen.
Vereinfachungsschauplatz Terminologie
Terminologie gilt oft als „Vereinfachungsschauplatz“. Je nachdem, was man hier vereinfachen möchte, kann der Schuss eventuell nach hinten losgehen. Unumstritten ist die Standardisierung wichtiger Fachbegriffe wie „Bildschirm“ und „Monitor“ oder die Vereinheitlichung von Schreibweisen wie bei „E-Mail“ und „Email“. Es sind Schlüsselbegriffe, die in den entsprechenden Texten eine wichtige Rolle spielen und häufig vorkommen.
Fraglich sind jedoch die Bemühungen, absolut alle Wörter standardisieren zu wollen, etwa bei „Gefahrstoffschrank“ und „Gefahrstoffsicherheitsschrank“. Zuerst einmal werden sie in der Regel bei Lesern oder Übersetzern voraussichtlich keine Missverständnisse verursachen und zum anderen führen sie u. U. zu vielen falschen Fehlermeldungen bei softwaregestützten Textprüfungen, denn sie können auch allgemeinsprachlich ausgelegt werden, wie es etwa bei „oben“ oder „Länge“ der Fall ist.
Riskant: Fachwörter durch Oberbegriffe ersetzen
Ein Spezialfall risikobehafteter Vereinfachung ist der Austausch von Fachwörtern durch deren Oberbegriffe, etwa „Statusleiste“ durch „Leiste“ oder „Messgerät“ durch „Gerät“. Dahinter steht die Absicht, Textmodule zu generieren, die in möglichst vielen Produktbeschreibungen stehen können. Das Ergebnis ist aber leider oft, dass Übersetzer, die nicht immer den gesamten Kontext haben, diese Fachwörter falsch übersetzen oder auch, dass die Textmodule in einigen Dokumentationen falsche Informationen verursachen, da das beschriebene Produkt im Einzelfall viel enger ausgelegt werden sollte.
Wörter ohne Kontext: Übersetzungsfehler sind vorprogrammiert
Diese Situation kommt noch stärker bei Oberflächentexten von Software zum Tragen, denn man hat hier meistens kaum einen Zusammenhang. Da dieselben extrem vereinfachten Texte mit unterschiedlicher Bedeutung in mehreren Dialogen auftauchen können, sind Übersetzungsfehler fast vorprogrammiert.
Einen Sonderfall bilden hier englische Substantive, wie „copy“ oder invariable Adjektive wie „right“, die in anderen Sprachen ohne Kontext falsch gebeugt oder umgesetzt werden können. Diese Fehler erscheinen dann erst zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Software bereits kompiliert oder gar im Umlauf ist. Die Reparatur kostet dann deutlich mehr.
Syntax klar strukturieren
Als letzter Aspekt der Vereinfachung gilt die Syntax. Während bei erklärenden Informationen die Syntax relativ frei sein kann, empfiehlt es sich, sich bei anweisenden Inhalten an einen schlichten und standardisierten Satzbau zu halten: Subjekt – Verb – Objekt, eine Handlung pro Satz, maximal ein Nebensatz pro Satz.
Helferlein wie Acrolinx, Congree und ErrorSpy
Zum Erkennen und Markieren von Problemstellen gibt es einige anspruchsvolle Produkte am Markt wie Acrolinx oder Congree. Für kleinere Budgets bietet ErrorSpy für Autoren von D.O.G. eine sinnvolle Alternative.
Tipp zur Konsistenzprüfung: Im Textformat speichern und alphabetisch sortieren
Aber auch ohne Investitionen lassen sich in Dokumentationen einige Probleme erkennen. Eine bewährte Methode bietet das Speichern von Dokumenten in reinem Textformat (txt-Datei) und das anschließende alphabetische Sortieren.
Eventuell können als Zwischenschritt Sätze durch Absatzmarken (Punkt und Leerzeichen durch Absatzmarke ersetzen) getrennt werden. Auf diese Art und Weise werden Inkonsistenzen in den Formulierungen wie im folgenden Beispiel schnell sichtbar:
- Geben Sie Sicherheitsanweisungen auch an Ihr Bedienungspersonal weiter.
- Geben Sie Sicherheitshinweise an das Bedienpersonal weiter.
Bei richtiger Vereinfachung: effizientere Übersetzungsprozesse durch höhere Wiederverwendung
Vereinfachen bedeutet zwar Texte zu erhalten, die manchmal monoton oder unschön sind. Auf der anderen Seite bedeutet Vereinfachen, wenn man es richtig macht, effizientere Dokumentations- und Übersetzungsprozesse durch eine höhere Wiederverwendung vorhandener Inhalte.
[Text: D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH. Quelle: D.O.G. news, 03/2014. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion. Bild: kreizihorse / Fotolia.]