Terminologiearbeit im Unternehmen: Aller Anfang ist schwer

„Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit dem ersten Schritt“. Dieses Zitat des chinesischen Philosophen Lao-Tse soll vielen engagierten Terminologen am Beginn ihrer Terminologiearbeit Mut machen.

Irgendwann ist es soweit. Bescheidene Ressourcen stehen zu Verfügung, interessierte Kollegen oder Mitarbeiter schicken die Listen, die sie über Jahre in verschiedenen Abteilungen gesammelt haben. Gleich bei der Durchsicht der verfügbaren Listen oder beim Erfassen der ersten Termini tauchen Fragen auf: Gehört dieser Terminus zur Firmenterminologie, wie soll das Wort geschrieben werden, welche Informationen gehören dazu, was machen wir mit Synonymen, reicht Excel aus oder soll ein Terminologieprogramm angeschafft werden?

Wesentliche Punkte vor Beginn der Terminologiearbeit klären

Gemäß dem Motto „Planung ist das halbe Leben“ macht es viel Sinn, diese Fragen am Anfang zu klären, um nicht nachträglich in mühsamer Arbeit falsche Entscheidungen zu reparieren. Welche sind die wesentlichen Punkte, die vor jeder Terminologiearbeit festgelegt werden sollten?

Wer soll mit der Terminologie arbeiten, was soll erreicht werden?

Es ist zuerst wichtig zu wissen, was man konkret mit der Terminologie erreichen möchte und wer damit arbeiten wird. Möchte man z. B. die technische Dokumentation vereinheitlichen, wird man die Terminologie präskriptiv einsetzen, d. h., in der Absicht, bestimmte Fachwörter zu vereinheitlichen. Dazu wird man alle möglichen Schreibweisen und Synonyme für einen Begriff erfassen („speichern“ / „sichern“) und deren Verwendung durch Attribute wie „verboten“ oder „erlaubt“ steuern. Diese Ziele beeinflussen den Umfang sowie das Datenmodell einer Terminologiedatenbank.

Wenn neben Redakteuren auch Übersetzer die Terminologie mitbenutzen, werden eine ganze Reihe von Einträgen dazu kommen, die nur dazu da sind, Übersetzungsfehler zu vermeiden. Für manche Begriffe, die im Deutschen mit einem einzigen Fachterminus auskommen, findet man in Fremdsprachen je nach Kontext unterschiedliche Alternativen. Das geht natürlich auch in umgekehrter Richtung.

Terminologiearbeit kann auch in verschiedenen Etappen erfolgen. Nach einer ersten Phase kommen weitere Nutzergruppen dazu. Ein Anwendungsfall kann z. B. sein, dass neben Redakteuren und Übersetzern, die vorwiegend einem präskriptiven Ansatz folgen, sich Mitarbeiter im Bereich Technischer Support oder Marketing anschließen und in erster Linie daran interessiert sind, mit Personen zu kommunizieren, die nicht unbedingt die offizielle Firmenterminologie kennen.

Technische Redakteure und Übersetzer als Nutzergruppen

Ein spezieller Aspekt der Terminologieplanung, der oft übersehen wird, ist die Art der Bereitstellung und Verwendung der Terminologie durch verschiedene Programme, die die einzelnen Nutzergruppen einsetzen. Übersetzer arbeiten mit Translation-Memory-Systemen, Redakteure mit Redaktions- und Qualitätssicherungssystemen, Programmierer mit verschiedenen Entwicklungsumgebungen, Konstrukteure mit PIM-Systemen, andere Nutzer setzen ERP-Systeme, Qualitätssicherungssoftware usw. ein. Manche dieser Programme greifen über eine Schnittstelle direkt auf das Terminologieverwaltungssystem zu, während andere einen Datenaustausch in einem zu ihrem Datenmodell kompatiblen Format benötigen.

Verwendung in Translation-Memory-Systemen

Um die Tragweite dieser Frage zu veranschaulichen, kann man sich die Verwendung der Terminologie in einem Translation-Memory-System kurz anschauen. Im Grunde funktionieren diese Systeme so: Wenn ein zu übersetzender Satz einen erfassten Terminus enthält, hebt das System ihn hervor und schlägt dem Übersetzer die passende Übersetzung vor.

Nicht alle Translation-Memory-Systeme sind jedoch in der Lage, alle Flexionen, unregelmäßigen Plurale usw. zu erkennen. Wenn z. B. eine Pluralform wie „Kaufleute“ im Text vorkommt und nicht erkannt werden kann, müsste sie neben dem Singulareintrag „Kaufmann“ im Terminologieverwaltungssystem stehen, auch wenn es sonst nicht üblich ist, dies zu tun. Ähnliches gilt für die vielen Fremdsprachen mit komplexer Morphologie.

Typische Abläufe wie Extraktion und Kontrolle vorab definieren

Zu den weiteren Punkten, die man lieber gleich am Anfang der Terminologiearbeit festlegen sollte, zählt die Definition typischer Abläufe für die Extraktion, den Aufbau, die Verwendung, die Pflege und die Kontrolle von Terminologie.

So ist es wichtig zu wissen, welche Daten oder Dateiformate ausgetauscht werden, an welcher Stelle die Terminologie zentral gepflegt wird, wer über neue Termini oder Änderungen entscheidet oder wie Änderungen, die außerhalb des Terminologieverwaltungssystems (etwa während der Qualitätssicherung einer Übersetzung) erfolgen, in die zentrale Datenbank zurückfließen. Das Ergebnis sind Standardworkflows, die Definition von Benutzerrechten für bestimmte Aktionen und ein Terminologieleitfaden, in dem diese Punkte festgehalten sind.

Terminologieverwaltungssystem mit flexiblem Datenmodell einsetzen

Aufgrund der Vielfalt der Interessen, Ziele und Tools, die die Terminologie zufriedenstellend bedienen soll, ist es von großem Vorteil, ein Terminologieverwaltungssystem einzusetzen, das über ein flexibles Datenmodell verfügt, Benutzer in verschiedenen Gruppen mit entsprechenden Rechten organisieren kann und unterschiedliche Ansichten erlaubt. Und wenn das System zusätzlich noch Workflows unterstützen kann, ist es umso besser.

[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 3/2015. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion.]

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