Terminologiepflege: Wie kann man die Qualität von Terminologiebeständen aufrechterhalten?

TerminologieWie oft wird über die Bäume aber nicht über den Wald nachgedacht? Mit der Terminologie ist es nicht anders. Im Terminologieleitfaden stehen gute und sinnvolle Regeln für die Schreibweise deutscher Komposita, für das Erstellen von Definitionen oder für die Festlegung von Verwendungsattributen. Was jedoch oft fehlt, sind Regeln und Methoden für die Sicherung der Qualität und Konsistenz des Terminologiebestands insgesamt.

In der Aufbauphase einer Firmenterminologie spielen sprachliche oder technische Kriterien für die Erfassung einzelner Begriffe oder Benennungen die Hauptrolle. Nach einer Weile treten sie allerdings in den Hintergrund, sobald die Hauptbeteiligten an der Terminologiearbeit die Basisregeln verinnerlicht haben.

Konsistenz, Verwendungssituationen, Zielgruppengerechtigkeit

Mit dem Anwachsen des Terminologiebestands und mit der Erweiterung der Nutzergruppen treten dafür andere ganzheitliche Problempunkte in den Vordergrund, die mehr die innere Konsistenz der Daten, die konkreten Verwendungssituationen und die Zielgruppengerechtigkeit der Terminologie betreffen. Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte:

  • Erkennung von Synonymen, Homonymen und von neuen bzw. veralteten Bedeutungen.
  • Sicherstellung der Benennungskonsistenz.
  • Multilingualer Abgleich der Begriffe und Begriffssysteme.
  • Einheitliche Handhabung, Vollständigkeit und Widerspruchslosigkeit der verschiedenen Datenfelder.
  • Zielgruppengerechte und zweckmäßige Metadaten und Ansichten.

Synonyme und Homonyme bleiben oft unerkannt

Wenn eine gewisse kritische Masse an Begriffen und Benennungen erreicht ist, wächst gleichzeitig die Chance, dass dabei unerkannt Synonyme oder Homonyme in die Terminologiedatenbank aufgenommen wurden.

Leicht abweichende Schreibvarianten oder morphologische Varianten wie „Dichtungsring“ und „Dichtring“ sind noch relativ leicht zu erkennen. Schwieriger wird es, wenn es sich um komplett unterschiedliche Benennungen handelt, die man allerdings mithilfe öffentlich zugänglicher Wörterbücher noch identifizieren kann.

Und ganz schwierig ist es letztendlich, wenn nur Kenntnisse des Unternehmensjargons oder detailliertes Produktwissen das Erkennen eines Synonyms ermöglichen. Woher soll z. B. ein Terminologe wissen, dass für einen bestimmten Automobilhersteller die Benennungen „Erste-Hilfe-Set“ und „Verbandtasche“ synonym sind?

In ähnlicher Weise ist das Aufspüren von Homonymen nicht immer einfach. Das Grundprinzip begriffsorientierter Terminologien besteht darin, dass ein Begriff eine Grundbedeutung darstellt. Durch den regelmäßigen Einsatz und die Erweiterung eines Terminologiebestands kommt es aber immer wieder vor, dass der gedachte Begriff eigentlich zwei oder mehr Bedeutungen abdeckt.

Beispiel: „Aufnahme“ wird auf einmal nicht mehr ausschließlich für das aufnehmende Maschinenteil eines Werkstücks, sondern auch im Sinne eines Aufzeichungsvorgangs verwendet. In solchen Situationen soll der Terminologiekreis im Unternehmen die Begriffe trennen und nach Möglichkeit Alternativbenennungen für einen der getrennten Begriffe suchen. Diese Entwicklung beeinflusst ebenfalls die Verknüpfung zwischen Begriffen, die regelmäßig überprüft werden muss.

Prüfmöglichkeiten: Konsistenzanalyse, nach Endwörtern sortieren, Verwendungsstatistiken heranziehen

Es gibt leider kein Patentrezept für das automatische Aufdecken unerkannter Synonyme bzw. Homonyme. Die Untersuchung vorhandener Datenbestände aus Redaktionssystemen oder Translation-Memorys kann manchmal mithilfe einer Konsistenzanalyse deutscher Sätze bzw. deren Übersetzungen Hinweise liefern.

Ebenfalls kann es nützlich sein, Benennungslisten nach deren Endungen zu sortieren („Schlepperventil“ und „Traktorventil“ haben dieselbe Endung) oder nach Homonymen in Fremdsprachen zu suchen (Englisch: „brush“ für Deutsch: „Pinsel“ und „Bürste“). Verwendungsstatistiken können veraltete Benennungen oder Begriffe ausfindig machen, besonders wenn sie zeitraumbezogen sind.

Je umfangreicher Terminologiebestand, desto höher Risiko von sprachlichen und semantischen Inkonsistenzen

Mit der wachsenden Anzahl an Benennungen im Deutschen wie in den Fremdsprachen steigt das Risiko von sprachlichen und semantischen Inkonsistenzen. Während beispielsweise in einer Terminologie Komposita die Entfernung immer mit „Abstand“ („Abstandring“) angeben, taucht auf einmal die Benennung „Distanzsensor“ auf. Ähnliches gilt für die Fremdsprachen.

Bei mehrsprachigen Begriffssystemen ist es nicht außergewöhnlich, dass eine Sprache den Begriff etwas breiter oder enger auslegt. Manche Sprachen setzen für die Vermittlung von Informationen mehr auf den Kontext während andere mehr in die einzelnen Begriffe packen. So kann man aus einem einzelnen chinesischen Wort nicht erkennen, ob es sich um Einzahl oder Mehrzahl handelt. In vielen Fällen enthalten Terminologien keine Information darüber, worin die Begriffsunterschiede liegen, was in manchen Situationen eine entscheidende Rolle spielen kann.

Verwendungsattribute und Metadaten oft vernachlässigt

Viele Terminologiebestände behandeln Attribute und Metadaten stiefmütterlich, weil Zeit und Budget fehlen, um sie ordentlich zu befüllen und zu pflegen. Wichtig sind in erster Linie Aspekte, die den korrekten Einsatz der Terminologie unterstützen. Wenn beispielsweise Synonyme für einen Begriff vorkommen, dann braucht der Nutzer Verwendungsattribute, um entscheiden zu können, welche Variante er einsetzen soll. Auch die Widerspruchslosigkeit der Attribute ist wichtig. Eine Benennung darf nicht gleichzeitig den Status „nicht geprüft“ und die Verwendung „erlaubt“ haben.

Ferner gehört zur Datenpflege, dass dieselben Informationstypen einheitlich behandelt und richtig zugeordnet werden. Ein weiterer Punkt ist das Prüfen der Attribute auf formale Fehler (z. B. abweichende Schreibweisen oder Varianten wie „Verboten“, „verboten“, „forbidden“, „deprecated“), die durch den Import von Listen neuer Termini in eine Datenbank vorkommen können.

Schließlich soll die Qualitätskontrolle sicherstellen, dass die Metadaten Informationen berücksichtigen, die für neue Nutzergruppen relevant sind. Mit dem Erfolg und der Verbreitung der Terminologiearbeit kommen neue Anwender hinzu, die eigene Anforderungen an die Terminologie haben und sie für bestimmte Zwecke einsetzen möchten, etwa für den Vertrieb oder für den technischen Support.

Da diese Informationen in der ersten Aufbauphase einer Firmenterminologie nicht vorhanden waren, muss man sie im Nachhinein einpflegen. Das kann auch dazu führen, dass neue Attributfelder benötigt werden.

Nicht alle Terminologieverwaltungssysteme unterstützen Gruppenansichten

Weil mit der Zeit die Anzahl der Sprachen und Informationen in einem Terminologiebestand überhand nehmen können, ist es gleichzeitig empfehlenswert zu überlegen, ob alle Nutzer wirklich alle Informationen sehen müssen. Daraus können Gruppenansichten entstehen, eine Funktion, die aber nicht alle Terminologieverwaltungssysteme anbieten.

Datenexport nach Excel zur Prüfung mit Makros und Filtern

Sehr hilfreich für die Gesamtpflege eines Terminologiebestands ist die Möglichkeit, die Daten nach anderen Applikationen wie Excel zu exportieren, um mithilfe von Funktionen, Makros und Filtern Problemfälle zu entdecken und zu korrigieren. Nur wenige Terminologieverwaltungssysteme, wie das von D.O.G. entwickelte Terminologieverwaltungssystem LookUp, unterstützen den fehlerfreien Abgleich und Reimport aktualisierter Daten.

Terminologiepflege in Standardprozesse einbinden

Wir leben in einer Zeit, in der Redakteure und Übersetzer Inhalte zunehmend wiederverwenden. Um Zeit und Kosten zu sparen, werden nicht selten diese Inhalte unbesehen wiederverwendet.

Wenn die darin vorkommende Terminologie unzureichend geprüft ist, kann es leicht geschehen, dass die Daten fehlerhafte oder missverständliche Informationen enthalten. Man ist daher gut beraten, die hier skizzierten Aspekte der Terminologiepflege nicht dem Zufall zu überlassen und in einen Standardprozess einzubinden.

[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 3/2017, Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion. Bild: CrazyCloud / Fotolia.]

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