21.1.2012 von Richard Schneider.

Übersetzer sind kommunikativ und - gemessen am Nachrichtenaufkommen diverser Online-Foren - geradezu geschwätzig, zumindest im Vergleich zu anderen Berufsgruppen wie etwa den technischen Redakteuren. Trotzdem arbeiten die meisten Übersetzer als Freiberufler einsam und allein im stillen Kämmerlein. Allerdings gegen ihren Willen, denn es gibt einfach nicht genügend Angestelltenstellen für Übersetzer, auch wenn deren Zahl seit einigen Jahren wieder zunimmt.

Was sollen diejenigen tun, die gerne Menschen um sich herum haben, mit denen sie zumindest in den Arbeitspausen mal ein Schwätzchen halten können? In Cafés mit W-LAN-Anschluss arbeiten? In Uni-Bibliotheken in die Tasten hauen? Bürogemeinschaften gründen? Oder die neuartigen Co-Working-Angebote nutzen, bei denen man sich tageweise einen Schreibtisch in einem Großraumbüro mieten kann?

Eine Spiegel-Journalistin hat verschiedene Möglichkeiten in Berlin ausprobiert, unter anderem dockboerse.com, coworking.de, betahaus.de und www.co-up.de. Ihren Bericht mit der Überschrift “Heimatlose Freischaffende - Wo soll ich bloß arbeiten?” können Sie unter spiegel.de aufrufen.

[Text: Richard Schneider. Quelle: Spiegel.de, 2012-01-17.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

25.12.2011 von Richard Schneider.

Ab dem neuen Jahr müssen Geldinstitute papierlose Überweisungen (online, per Automat) innerhalb eines Geschäftstages ausführen – nicht nur in Deutschland, sondern auch innerhalb Europas (Staaten der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums). Zwar gilt diese Regelung (nach § 675 s BGB) schon seit dem 31. Oktober 2009, doch konnten Banken und Sparkassen während einer Schonfrist mit dem Kunden maximal drei Tage für die Ausführung vereinbaren.

Diese Übergangsphase endet am 31. Dezember 2011. Lediglich bei Überweisungen auf dem Papier, die erst noch für die automatisierte Zahlungsverarbeitung umgewandelt werden müssen, sind zwei Geschäftstage erlaubt. Doch Achtung: Die schnellere Abwicklung hat für die Kunden auch eine Schattenseite. Wegen der kurzen Fristen können sie die Zahlung nicht mehr ohne weiteres widerrufen, etwa wegen eines Zahlendrehers oder falscher Kontoangaben. Das geht nur noch, wenn Bank oder Sparkasse bereit sind, darüber eine gesonderte Vereinbarung zu treffen.

[Text: Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. Quelle: Pressemitteilung 2011-12-01. Bild: Anne Katrin Figge/Fotolia.de.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

21.11.2011 von Jessica Antosik.

Johannes Gutenberg entwickelte eine Reihe von Verfahren, die die Voraussetzung für den Buchdruck schafften. Die Erfindung und Etablierung des Letterndruckes bildet einen bedeutenden kulturhistorischen Einschnitt, der eine grundlegende Informationsverarbeitung einleitete. Der Buchdruck ermöglichte die exakte Reproduktion von Wissen in einem zuvor nie gekannten Ausmaß. Die gedruckten Bücher waren mit der Zeit nicht mehr so teuer, sodass auch einfache Menschen Zugang zu Büchern bekamen und Lesen sowie Schreiben erlernten. Lesen bedeutet schriftlich niedergelegte, sprachlich formulierte Gedanken aufzunehmen und zu verstehen. Es steht immer für eine Auslese der zu beachtenden Einzelheiten.

Der Verleger Peter Suhrkamp berichtet Folgendes über die Arten des Lesens: „Es gibt viele Arten zu lesen, und man muß zwischen Lesen und Lesen scheiden: Lesen, um zu lernen, Lesen, um in etwas einzudringen, Lesen, um den Geist in Bewegung zu bringen, Lesen als Gespräch, Lesen als Kunst. Alle lassen sich in drei Arten zusammenfassen: Lesen zur Orientierung, Lesen als Übung und schöpferisches Lesen.“

Die steigende Informationsflut will bewältigt werden. Wer von Berufs wegen viel lesen muss, eignet sich sicherlich die Fähigkeit an, überdurchschnittlich schnell zu lesen und dennoch den Inhalt des Textes zu verstehen – Schnelllesen. Doch berufliches Lesen will gelernt sein. Wie kann man das Tempo des Lesens wirksam beschleunigen? Wie muss der Leseplatz beschaffen sein, um Texte rascher erfassen zu können? Diesen Fragen wird im Laufe des Artikels nachgegangen.

Ein nicht geübter Leser liest etwa 120 Wörter pro Minute („words per minute“, wpm). Die durchschnittliche Lesegeschwindigkeit liegt bei 240 wpm. Ein erfahrener Leser hingegen liest ca. 480 wpm. Schnellleser schaffen bis zu 1000 Wörter pro Minute. Beim Vorlesen mit Betonung liest man rund 60 Wörter pro Minute.

Was beeinflusst die Aufnahmegeschwindigkeit eines Lesers? Der Faktor Licht spielt hier eine große Rolle. Schlechtes Licht bremst das Lesetempo. Bei Tageslicht liest man doppelt bis dreimal so schnell als bei Kerzenschein. Eine Sehbeschleunigung ist nicht möglich. Man kann den Sehorganen nicht „Beine machen“. Dies bedeutet, dass das Sehtempo das Lesetempo bestimmt. Nicht nur der Leseplatz, auch das Leseumfeld muss gut ausgeleuchtet sein. Der Raum sollte nur wenig dunkler sein als der Leseplatz. Ansonsten wird die Fixationszeit nicht für das Lesen genutzt. Starke Farbkontraste im Gesichtsfeld sollten ebenfalls vermieden werden. Auch wenn es oftmals nicht bemerkt wird: Hintergrundmusik stört und verhindert womöglich gar das Lesen. Geräusche wirken sich negativ auf den Mechanismus des Subvokalisierens, das innere bzw. stumme Mitsprechen in Gedanken, während des Lesens aus. Systematisch Lesen bedeutet, vor dem Lesen die richtige Ergonomie am Leseplatz herzustellen. Dies beinhaltet u. a. auch den richtigen Lesestuhl – man muss auf dem Stuhl sicher sitzen und gelassen lesen können. Zudem sollte man nur lesen, wenn man ausgeruht ist. Die persönliche Gesundheit ist hier ein wichtiger Faktor.

Beim Lesen sehen wir nicht einzelne Wörter, sondern ganze Scheiben im Text. Dabei wird der Inhalt einer Scheibe nicht verstanden. Die Wörter werden durch Subvokalisation herausgefiltert und zu Klangfolgen verknüpft. Daraus ergeben sich Sprachrhythmus und Satzmelodie. Der Inhalt erschließt sich erst dann, wenn man in den Klangfolgen eines Satzes so weit vorangeschritten ist, dass sich aus dem Teil der Sinn ergeben kann.

Schneller lesen wird derjenige, der mehrere Wörter im Leseblick wie ein einziges Wort erfasst und nicht, wer insbesondere die kleinen, aber sinntragenden Wörter wie „und“, „oder“, „ist“, „war“ überspringt. Dann versteht man nicht, worum es eigentlich in dem Text geht, muss ggf. ein paar Sätze noch einmal lesen, da man ansonsten nur Bahnhof versteht. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und ist nicht der richtige Weg zum Turbolesen. Der Begriff „Scannen“ stand ursprünglich für das auszugsweise Lesen. Heutzutage wird damit jedoch oft das Schnelllesen gemeint, obwohl beim Überfliegen eines Textes das genaue Erfassen des Inhalts eines Lesestücks nicht möglich ist.

In der deutschen Sprache sind Groß- und Kleinbuchstaben von wesentlicher Bedeutung beim (Schnell-)Lesen. Majuskeln und Minuskeln beschleunigen den Leseprozess und erleichtern das Lesen, da Substantive und Satzanfänge, die für das Verständnis des Textes besonders bedeutsam sind, vom Auge schneller erfasst werden.

Abneigung gegen das Thema, den Autor oder den Inhalt verlangsamen die Lesebeschleunigung. Ein ungewöhnlicher Druck oder ein seltenes Textformat wirken sich negativ auf die Lesebeschleunigung aus. Abgesehen davon sollten beim längeren Lesen am Stück kreative Lesepausen eingelegt werden, um das Gelesene zu verarbeiten und abzuspeichern. Da Sprechen diesen Prozess behindert, sollte während der Pausen darauf verzichtet werden.

Schnelles Lesen braucht ein sicheres Lesegefühl. Die Lesemechanik sollte ab und an durch lautes Vorlesen gepflegt werden. Des Weiteren lässt langsames und lautes Lesen das leise Lesen schneller werden. Für berufliches Lesen gilt: Übung macht den Meister.

Zu guter Letzt noch ein Hinweis darauf, dass sog. zweitägige “BrainTrain-Seminare”, “SpeedReading-Seminar” etc. angeboten werden, mit dem Ziel, effizient lesen und damit Zeit sparen zu lernen. Die Preise belaufen sich von etwa 385 Euro bis zu 1.118 Euro inkl. 19% MwSt.

[Text: Jessica Antosik. Quelle: TurboLesen. Rotraut Michelmann, Walter Uwe Michelmann, 2001: FALKENVerlag, Niedernhausen; Wikipedia.]

Geschrieben in Büroorganisation, Sprache allgemein | Drucken | Keine Kommentare »

15.10.2011 von Nina Neumann.

Joachim Voigt,  Entwickler von  TOM (Translator’s Office Manager) hat soeben die Version 10 des Auftragsverwaltungsrogramms herausgebracht. Es eignet sich sowohl für Einzelübersetzer als auch für Übersetzungsbüros.

Was gibt es Neues?

Effizientere Benutzeroberfläche: TOM 10 bringt eine Abkehr vom bisherigen Interfaceprinzip, mit jeweils nur einem (angenehm kompakten, aber navigationsintensiven) Bildschirmlayout zu arbeiten. Die TOM- Benutzeroberfläche besteht nun aus einem Hauptfenster und einem fixen, rechtsseitig positionierten Multifunktionsfenster, welches je nach Bildschirmgröße anpassbar ist. Es dient der Navigation, der Übersicht und eine E-Mailliste (mehr dazu weiter unten) und erspart manchen Mausklick. Der Navi-Bereich im Multifunktionsfenster bietet eine Schnellsuche für Kd/Üb/Kontakte und jeweils eine Liste der zuletzt besuchten Datensätze. Kontakte und Projekte werden vielfach in einem eigenen Popup-Fenster aufgerufen. Die gesamte Bedienung wird dadurch direkter und übersichtlicher. Neue Aufklappmenüs in diversen Layouts, häufig auch mit neuen Funktionen versehen, sorgen für mehr Übersichtlichkeit und Bedienungskomfort in den einzelnen Arbeitsfenstern.

Teilprojektliste mit neuen Editierfunktionen: Die Teilprojekt-Liste könnte eine ganz neue Bedeutung in Ihrem Arbeitsalltag bekommen. Sie wurde um wesentliche Bearbeitungsfunktionen erweitert, und Sie brauchen für Routineaufgaben nicht mehr jedes einzelne Teilprojekt zu öffnen, sondern können diese bequem aus der Liste heraus nacheinander abarbeiten.

Performanzverbesserung in Teilprojekten: Schnelleres Aufrufen, Bearbeiten und Schließen von Teilprojekten. Teilprojekte öffnen sich in einem neuen Fenster, und während ein solches Fenster offen ist, können Sie an anderer Stelle weiterarbeiten.

Sammelmail an mehrere Übersetzer: Diese Funktion wurde überarbeitet und steht nun in folgenden Kontexten zur Verfügung:

1. Mail an die an einem bestimmten Projekt beteiligten Übersetzer – nun mit automatischer Vorgabe von Projektnummer und -bezeichnung.
2. (Anfrage-) Mail an ausgewählte Übersetzer im Rahmen einer Teilprojektbearbeitung; hierbei wird nun analog zu anderen Projektmails auf eine Textvorlage mit Platzhaltern zurückgegriffen, d.h. benutzerdefinierte Projektdaten werden automatisch eingesetzt.
3. (Anfrage-) Mail an ausgewählte Übersetzer im Rahmen einer Angebotserstellung.

Graphische Anzeige laufender Termine bei der Übersetzerauswahl: Schon in der neuen Teilprojekt-Liste, aber auch im Filter-Suchportal werden nun die Übersetzertermine auch graphisch angezeigt.

Teilprojekt-Assistent mit Prüfereinbindung: Der Teilprojekt-Assistent bietet nun für Prüfer die gleiche Funktionalität wie für Übersetzer; Auswahl, Termine und Preise für eine große Anzahl neuer Teilprojekte automatisiert einsetzen.

Kunden: Bei Erstellung des ersten Projekts aus einem Angebot erhält ein etwaiger Interessent automatisch Kundenstatus.

Finanzen: Neue Suchfunktion für Kunden-Rechnungen; Projektübersicht und Umsatzsummen im Fußbereich der Projektliste

Preisliste: Exportoption, gezielter Import in Kundenprofile; die interne Preisliste kann nun nach Sprachgruppen gegliedert und dementsprechend gezielt in Kundenprofile importiert werden. Export nach xls möglich.

Übersetzerhonorare: Jetzt mit eigenem Feld für die Rechnungsnummer

Terminkalender: Nun mit Erinnerungsfunktion.

TM-Rechner

TM-Berechnung für Prüfer: Auch für Prüfer kann nun eine Translation-Memory-Berechnung durchgeführt werden. Eine Markierbox im Teilprojekt weist TOM an, einen im Teilprojekt eingetragenen Prüfer automatisch in der TM-Analyse zu berücksichtigen. Dies kann per Voreinstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Beliebige Zahl von Übersetzer-TM-Systemen: Für jedes Übersetzerprofil können Sie eine beliebige Anzahl von TM-Systemen mit individueller Preisstaffelung anlegen. Diese Übersetzer-TM-Systeme werden nach Bedarf im TM-Rechner für das jeweilige Projekt per Mausklick aktiviert, um auf diese Weise unterschiedlichste Kundensysteme bedienen zu können.

Transit-Import: TOM kann nun auch Transit-Berichte einlesen.

Web-Anbindung (Zusatzmodul)

Werten Sie Ihren Webauftritt auf – und sparen Sie sich gleichzeitig eine Menge Arbeit, denn TOM 10 liest Daten aus php-basierten Webformularen in Ihre Auftragsverwaltung ein. Mit dem ersten Programmrelease stehen zwei Formulartypen zur Verfügung:

Angebotsanfragen (Kunden, Interessenten): Das Anfragenformular steht Besuchern Ihrer Agentur-Website für Anfragen zu Übersetzungsprojekten zur Verfügung. Es kann eine beliebige Zahl von Zielsprachen verarbeitet und eine beliebige Zahl von Dateien hochgeladen werden. Die Formulardaten werden automatisch in TOM eingelesen und können nach Begutachtung durch den Projektmanager zu per Mausklick zu nahezu vollständigen Angeboten weiterverarbeitet werden.

Bewerbungen (freiberufliche Übersetzer): Endlich Freelancer-Bewerbungen einfach und systematisch verwalten! Das optionale Modul für Webbewerbungen ermöglicht es Ihnen, detaillierte Übersetzerbewerbungen aus dem TOM-Webformular einzulesen, zu archivieren und bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Eingegangene Bewerbungen können per Mausklick der Übersetzerdatenbank hinzugefügt werden.
Diese Formulare benötigen keinen Login seitens der Webnutzer und liegen frei verfügbar als ein integrierter Bestandteil der Webseiten des Übersetzungsunternehmens im Netz. Für SPAM-Schutz ist selbstverständlich gesorgt. Die Integration in die Webpräsentation ist einfach zu bewerkstelligen. Für Anfang 2012 ist ein vollständiges Kundenportal in Planung
Neues Mailverfahren
In TOM 10 ist die TOM-eigene Mailfunktionalität ein integrierter, dabei optionaler Bestandteil und wird nicht länger als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten; Sie können die damit verbundenen Optionen flexibel und nach Bedarf nutzen. Die grundsätzliche Trennung zwischen der Verwendung eines externen Mailprogramms und TOM Mail wurde aufgehoben und auch Mischformen sind nun möglich.
Für alle, die weiterhin wie bisher mit Outlook & Co arbeiten wollen, besteht die einzige Änderung darin, dass anstatt eigener (kleiner) E-Mail-Felder in diversen Programmlayouts nun jede Mail in der TOM-Mail-Umgebung generiert und editiert wird. Dieser Weg über das TOM-Mailmodul hat den Vorteil, dass Ihnen nun vollständige Mailausgangs-Übersichten in TOM zur Verfügung stehen - bisher waren es bei Verwendung Ihres externen Mailers nur projektweise Auflistungen.

Mögliche Szenarien zur Mailverwendung in TOM 10

Versand – Serienmail: Nutzen Sie nun nach Belieben TOM-Mail für Rundschreiben an Ihre Geschäftspartner. Dies umgeht bspw. Probleme mit Sicherheitsabfragen in Outlook. Außerdem können Sie mit TOM-Mail HTML-formatierte Mails versenden. Serienmails werden nicht mehr im allgemeinen Mailverkehr dargestellt.

Empfang - allgemein: Sie können nun ohne zusätzliche Lizensierung entscheiden, ob Sie Ihre Post mit TOM-Mail oder nur extern empfangen wollen. So können bspw. spezielle Mailkonten über TOM Mail, andere per Standardmailer bedient werden. Der Posteingang über TOM-Mail bietet viele Vorteile: automatische Generierung von Angeboten, Projekten etc., automatische Zuordnung der Nachrichten zu Geschäftspartnern und Projekten.

Empfang – aus Webformularen (neue Funktionalität): Die neuen TOM-Webformulare (Anfragen, Aufträge, Bewerbungen) können nur über TOM-Mail eingelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Möchten Sie TOM Mail gezielt dafür einsetzen, so muss speziell dafür ein eigenes Mailkonto angelegt werden.

TOM-Mail-Neuerungen

Alle Arbeitslayouts wurden überarbeitet, insbesondere die Zuordnung zu Projekten und Kontakten ist nun wesentlich komfortabler. Die Mailübersicht wie auch die einzelnen Nachrichtenfenster können im Haupt- oder im Seitenfenster aufgerufen werden, wodurch ein paralleles Arbeiten in TOM möglich ist.

HTML-Projektmails erzeugen: Sie können nun außer reinen Textformatierungen auch Spalten, Tabellen, Listen, Horizontale Linien und Grafiken in TOM-Mails integrieren. Jedoch bietet TOM keine WYSIWYG-Oberfläche .

Anzeige von Inline-Grafiken: In Mails integrierte Grafiken werden nun korrekt angezeigt.

Anhangspeicherung: Um die Datenmenge in TOM gering zu halten werden Anhänge beim ersten Öffnen automatisch aus dem TOM-Datensatz entfernt und in einem zu definierenden Standardordner gespeichert.

Für weitere Informationen: www.jovo-soft.de

[Text: Joachim Voigt. Quelle: Pressemitteilung Joachim Voigt Translation & Software, 14.10.2011 (gekürzt). Bild: Joachim Voigt Translation & Software]

Geschrieben in Büroorganisation, Werkzeuge | Drucken | Keine Kommentare »

26.7.2011 von Richard Schneider.

Die Frage nach der Auswahl des passenden Domainnamens stellt sich insbesondere bei Existenzgründern unter den Übersetzern und Dolmetschern, da heutzutage die meisten selbständigen Sprachmittler bereits über einen Internetauftritt verfügen.

Da es sich nicht um verkammerte Berufe handelt, deren Berufsrecht der Überwachung durch die jewelige Kammer und Berufsgerichtsbarkeit unterliegt, ist die Domainwahl naturgemäß weniger reguliert und unterliegt vor allem dem allgemenen Namens-, Marken- und Wettbewerbsrecht. Auch freiwillige Mitgliedschaften - wie z. B. beim BDÜ – ändern daran wenig. So gibt es in der Berufs- und Ehrenordnung des BDÜ keinerlei Regelung, die sich konkret auf die Domainwahl bezieht.

Die wirtschaftliche Bedeutung des Online-Marketings für Übersetzer und Dolmetscher ist heutzutage nicht hoch genug einzuschätzen, da es sich um eine webaffine Tätigkeit handelt, deren Anbieter insbesondere im Internet gesucht werden. Der Begriff “Übersetzer” (exakt) wird laut Google-Keyword-Tool immerhin 2.240.000 Mal im Monat gesucht. Für den “Dolmetscher” gibt es immerhin noch monatlich 12.100 (global) bzw. 9.900 (lokal) Suchanfragen (bei exakter Einstellung in Google Deutschland).

Insbesondere die lokalen Suchanfragen gewinnen über Google Places immer mehr an Bedeutung, seit die Suchergebnisse aus Google Places vor kurzem in die organischen Ergebnisse integriert wurden. Da die Google-Places-Registrierung und -Nutzung kostenfrei ist, ist es ohne großen Aufwand möglich, insbesondere in kleineren Städten auf der ersten Seite der Google-Ergebnisse (SERPS) zu ranken und sich damit viel anderweitige Marketingmaßnahmen zu ersparen.

Naturgemäß bieten sich insbesondere für einzelne freiberufliche Übersetzer gerade die lokal gefärbten Domains wie “Übersetzer-München” oder “Übersetzer-Berlin” - in allen möglichen Schreibvarianten und gängigen Domainendungen - an, da sie zumindest in Großstädten noch ein werbewirksames Suchvolmen aufweisen.

Doch verzeichnen laut Google-Keyword-Tool  Domainnamen aus Keyword-Kombinationen, welche die Sprache einschließen wie z.B. “Übersetzungen spanisch” weitaus mehr Suchanfragen als die Kombination mit der Ortsbezeichnung. Während es “Übersetzer München” gerade einmal auf 1.000 Suchanfragen pro Monat bringt, glänzt “Übersetzer spanisch” immerhin mit 3.600 monatlichen Suchanfragen.

Generell sind generische Domains aus Berufsbezeichnung und/oder Ort bzw. Sprache Domainnamen aus Fantasiebezeichnungen vorzuziehen, da sie sich mit weniger Aufwand für die Suchmaschinen optimieren lassen und außerdem weniger Abmahngefahr beinhalten, da generische Begriffe in der Regel nicht als Marke registrierbar sind. Insbesondere Fantasiebezeichnungen, die Bestandteile wie “lingua”, “translations” etc. enthalten, sind eher abmahngefährdet, da dazu international viele Marken und Bildmarken registriert sind.

Der Autor dieses Beitrags, Reinhold Kuffer (Bild), ist Wirtschaftsprüfer/Steuerberater und staatlich anerkannter Übersetzer (IHK) für die kroatische (serbische/bosnische) Sprache in München. Zu seinen Arbeitsschwerpunkten zählt die Existenzgründungsberatung mit Schwerpunkt Online-Marketing.

www.steuerberater-muenchen.com

[Text: Reinhold Kuffer. Bild: Reinhold Kuffer.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

13.5.2011 von Jessica Antosik.

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen die bisher hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden und auf diese Weise die Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Die Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) sollen ab dem 1. Juli 2011 gelten. Bislang liegt hierzu lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor. Der Bundestag und Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden.

Aktuelle Rechtslage

Für Papier- und elektronisch übermittelte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug bislang nur geltend gemacht werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch die Nutzung eines Verfahrens zum elektronischen Datenaustausch (sog. EDI-Verfahren) gewährleistet ist. Die bisherige Regelung des § 14 UStG sieht für Rechnungen, die auf elektronischem Weg (per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Fax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI)) übermittelt werden, hohe technische Anforderungen vor.

Aufgrund des hohen Dokumentations- und Prüfaufwandes stellen sich viele Unternehmen nicht auf die elektronische Fakturierung um bzw. akzeptieren keine elektronischen Rechnungen.

Geplante Neuregelungen

Ab dem 1. Juli 2011 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln. Laut Gesetzesentwurf soll jeder Steuerpflichtige dann selbst entscheiden können, wie er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Eine Signatur oder das EDI-Verfahren sind zur Übermittlung der elektronischen Rechnung nicht mehr vorgeschrieben, Unternehmer sollen jedoch weiterhin darauf zugreifen können. Sowohl innerbetriebliche Kontrollverfahren als auch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahren sind somit zulässig, um die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung zu ermöglichen.

Auch DE-Mail oder E-Post können künftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt in Zukunft als Papierrechnung.

Auch wenn ein wesentlicher Impuls in Richtung “Elektronik statt Papier” gegeben wird, werden sicherlich nicht alle Unternehmen sofort auf die elektronische Rechnungsstellung und -bearbeitung umstellen.

Nach § 14b Absatz 1 UStG ist das Unternehmen verpflichtet, alle Duplikate der Rechnungen, die es versandt hat und alle Rechnungen, die es selbst erhalten hat, zehn Jahre in lesbarem Zustand aufzubewahren. Die Zahl der manuell bearbeiteten und archivierten Rechnungen sinkt laut Ressort um voraussichtlich rund 10,5 Mrd. auf etwa 8,5 Mrd. Rechnungen. Dadurch reduzieren sich die Kosten für den Vorgang der Archivierung um rund 3,4 Mrd. Euro.

[Text: Jessica Antosik. Quelle: bundesfinanzministerium.de; iww.de. Bild: wikipedia.de.]

Geschrieben in Büroorganisation, Politik | Drucken | Keine Kommentare »

26.2.2011 von Jessica Antosik.

“Der Vorgang einer Existenzgründung ist an sich schnell erledigt. Mehr Zeit benötigt der angehende Unternehmer für Konzeption und Wirtschaftlichkeit. Letztlich hängt alles von der Frage ab, ob das Konzept auf lange Sicht tragfähig ist. Stehen Sie davor, ein eigenes Unternehmen auf die Beine zustellen, dann haben wir für Sie eine Reihe wertvoller Tipps zusammengestellt, vom Businessplan über Partnerschaften bis zur Beschäftigung von Mitarbeitern.” So beginnt ein länger Artikel von Ursula Vormwald, den Sie auf der tekom-Website in voller Länge aufrufen können.

Das Fazit der Autorin: “Es wurde noch kein Mensch als Unternehmer geboren. In diese Aufgabe wächst man hinein. Dabei sind manche Menschen stärker zum Unternehmer geeignet als andere. Sein eigener Chef zu sein hat Vorteile und Nachteile, es kann Spaß machen oder belastend sein. Treffen Sie deshalb die Entscheidung für oder gegen eine Existenzgründung in aller Ruhe – dann jedoch zu 100 Prozent.”

Link zum Artikel
Erfolgreich in eigener Sache

Zur Person Ursula Vormwald
Ursula Vormwald Betriebswirtin, zertifizierte Change Managerin und Personal Coach. Seit 2006 ist sie selbstständig und hat sich auf Zeit-, Selbst- und Changemanagement spezialisiert. Sie trainiert und unterstützt Führungskräfte, Selbstständige und Angestellte. Als Expertin steht sie Existenzgründern mit Rat und Tat für das geplante Vorhaben zur Verfügung.

www.uv-business.de

[Text: Jessica Antosik. Quelle: technische kommunikation 1/2011 . Bild: Ursula Vormwald.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

21.2.2011 von Jessica Antosik.

Jeder kennt im täglichen Büroleben diesen Déjà-Vu-Effekt. Eine ähnliche Antwort auf eine Mail hat man irgendwann einmal geschrieben. Man hat bereits zigmal nach der Adresse desselben Kontaktes gesucht oder ähnliche Daten von einem Format in das andere konvertiert.

Die Liste der Büroarbeiten, die sich automatisieren lassen, ist lang, egal, ob man als technischer Redakteur, Übersetzer oder Verwaltungskraft arbeitet. Dabei geht es nicht nur um einen Zeitgewinn, sondern auch um mehr Sicherheit, um das Vermeiden von Fehlern und um ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen.

Wie geht man bei der Automatisierung vom Büroalltag vor? Im Grunde erfolgt die Lösung in 3 Schritten: (1) Man geht auf die Suche nach Automatisierungskandidaten, (2) man ordnet die ermittelten Kandidaten einem Automatisierungstyp zu und (3) man erstellt die entsprechende Lösung oder lässt sie durch Fachleute erstellen.

Als Erstes geht es also darum, Aufgaben zu finden, die immer wieder vorkommen. Man kann mit den Aufgaben anfangen, von denen man weiß, dass sie mindestens einmal pro Woche anstehen. Es geht oft dabei um Themen wie Schreiben, Dateihandling, Datenmanipulation. Größere Aufgaben wie Terminologie extrahieren kann man durchaus in mehrere Schritte aufteilen.

Die ermittelten Automatisierungskandidaten sind unterschiedlicher Natur und müssen den entsprechenden Lösungstypen zugeführt werden. Was sind es für Lösungsansätze? Es gibt zuerst Aufgaben, die man mit Vorlagen lösen kann. Unter Vorlagen ist hier eine breite Sammlung von standardisierten Texten und Layouts zu verstehen, die man in einer bestimmten Situation aufruft und eventuell leicht anpasst. Beispiele: Standardtexte für Warnhinweise, Angebotsschablonen als Word-Vorlage, Standardtabellen für Kalkulation. Wer beispielsweise oft mit MS-Word arbeitet, kann die Autotext-Funktion benutzen, um häufig verwendete Texte als Autotext zu speichern und über Tastenkombinationen aufzurufen. Auf der Website von D.O.G. haben wir über die Jahre in der Rubrik Service - Tipps und Tricks viele technische Lösungen beschrieben, die für die Erstellung von Autotexten als auch für viele andere Situationen hilfreich sind. Wer aus einer einzigen Quelle Autotexte in unterschiedlichen Programmen einsetzen möchte, kann sich des kostenlosen Hilfsprogramms Autohotkey (www.autohotkey.com) bedienen. Vorlagen kann man sich auch für ein Programm wie Outlook erstellen, indem man die entsprechende Mail im Outlook-Vorlageformat mit der Endung “oft” als Vorlage speichert und bei Bedarf aufruft.

Als weiteren Automatisierungstyp hat man die Aktionen, die man regelmäßig ausführt. Hier bietet sich zum einen der Makro-Rekorder mancher Anwendungen wie MS-Word an, der einzelne Befehle speichert und anschließend als Makro ausführt. Für andere Situationen sind Checklisten nützlich, die man ähnlich wie die Flugzeugpiloten abarbeitet. Dadurch ist die Ausführung der Aufgaben sicherer und der Aufwand für die Planung einzelner Arbeitsschritte entfällt weitgehend.

Schließlich gibt es Routineaufgaben, die mit Dateihandling bzw. mit Datenmanipulationen zu tun haben. Auch hier gibt es einzelne Lösungen, die teilweise die Mitarbeit IT-versierter Kollegen erfordern. Mit Hilfe von guten alten DOS-Befehlen kann man Dateien auswählen, kopieren, umbenennen usw. Solche Befehle lassen sich in einer Batch-Datei speichern und automatisch ausführen. Dazu kopiert man die benötigten DOS-Befehle der Reihe nach in eine Textdatei, speichert diese Datei als Textdatei mit der Endung “bat” und führt sie durch einen Doppelklick aus. Neben Makros und Skripten kann man auch häufig verwendete Befehle mit Tastenkombinationen versehen. Mehrere Programme (u.a. Übersetzungsprogramme) bieten zusätzlich auch die Möglichkeit, Menügruppen und Befehle den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wer dies für seine Aufgaben und Gewohnheiten tut, hat garantiert einen Produktivitätszuwachs.

Es reicht natürlich nicht, eine gute Sammlung von Autotexten, Vorlagen und Skripten zu haben. Man muss sie auch zügig finden. Hier ist jeder gefordert, sich eine eigene überschaubare Nomenklatur auszudenken, mit der er diese Elemente so ablegt und benennt, dass er sie ohne großes Suchen wieder findet.
Wenn man die obigen Empfehlungen beherzigt, hat man nicht nur eine sichere Arbeitsweise, sondern auch viel Zeit gewonnen. Wie man so schön sagt, “Organisation ist das halbe Leben”!

[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 1/11. Bild: Wikipedia.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

2.1.2011 von Jessica Antosik.

Im Jahr 2010 gibt es verschiedene Steueränderungen. Beispielsweise wurden die freiwillige Arbeitslosenversicherung für Selbstständige sowie die private und gesetzliche Krankenversicherung neu geregelt. Außerdem sind häusliche Arbeitszimmer für Selbstständige wieder steuerlich absetzbar. Bis zu 1250 Euro können geltend gemacht werden, “wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht”, so lautet es in einem vom Bundestag verabschiedeten Gesetz. Diese Regelung gilt rückwirkend zum 01.01.2007. Das Bundesverfassungsgericht erklärte, das bislang geltende Steuerrecht verstoße gegen den Gleichheitssatz des Grundgesetzes und sei somit verfassungswidrig.

[Text: Jessica Antosik. Quelle: tagesschau.de, bdue.de.]

Geschrieben in Büroorganisation | Drucken | Keine Kommentare »

15.6.2010 von Richard Schneider.

Der Deutsche Städtetag und der Deutsche Städte- und Gemeindebund haben eine gemeinsame Resolution unter dem Titel „Kommunale Handlungsfähigkeit sichern: Gewerbesteuer verbreitern - kommunale Haushalte entlasten“ verabschiedet. Darin appellieren sie angesichts eines drohenden kommunalen Defizits in nie gekannter Höhe von etwa 15 Milliarden Euro in diesem Jahr an die Bundesregierung, die kommunalen Haushalte von Sozialausgaben zu entlasten sowie an der Gewerbesteuer festzuhalten. Die Einnahmen aus der Gewerbesteuer sollen durch eine Einbeziehung der freien Berufe und eine Verbreiterung der Bemessungsgrundlage „stabilisiert“ werden.

Der Präsident des Deutschen Städte- und Gemeindebundes und Oberbürgermeister von Bautzen, Christian Schramm, betonte: „Unsere Finanzlage ist dramatisch. Wir brauchen die Gewerbesteuer als Band zwischen den Gemeinden und der vor Ort ansässigen Wirtschaft. Denn die Städte und Gemeinden schaffen die notwendige Infrastruktur und kümmern sich um die Ansiedlung von Unternehmen. Stabilisiert werden kann die Gewerbesteuer durch eine breitere Bemessungsgrundlage, vor allem durch die Einbeziehung der Selbständigen. Warum zahlen Handwerk und Mittelstand längst Gewerbesteuer, Selbständige aber nicht? Auch die Freiberufler könnten Gewerbesteuerzahlungen auf die Einkommensteuer anrechnen lassen.“

Das von der FDP angeregte Modell der völligen Abschaffung der Gewerbesteuer und deren Ersatz durch kommunale Zuschläge auf die Einkommen- und die Körperschaftsteuer sowie einen höheren Anteil der Kommunen an der Umsatzsteuer wird von den Städtevertretern abgelehnt. Der Münchner Oberbürgermeister Christian Ude sagt: „Das vorliegende Modell des Bundes verschafft uns keine stabilere Steuerbasis, sondern bringt erhebliche Verwerfungen mit sich. Wir können uns nicht entmündigen lassen, indem große Teile unserer wichtigsten Steuer durch Zuweisungen von Bund und Ländern in Form von Umsatzsteueranteilen ersetzt werden.“

[Text: Richard Schneider. Quelle: Pressemitteilung Deutscher Städtebund, 2010-06-15.]

Geschrieben in Büroorganisation, Politik | Drucken | Keine Kommentare »