Automation erleichtert das Leben

Jeder kennt im täglichen Büroleben diesen Déjà-Vu-Effekt. Eine ähnliche Antwort auf eine Mail hat man irgendwann einmal geschrieben. Man hat bereits zigmal nach der Adresse desselben Kontaktes gesucht oder ähnliche Daten von einem Format in das andere konvertiert.

Die Liste der Büroarbeiten, die sich automatisieren lassen, ist lang, egal, ob man als technischer Redakteur, Übersetzer oder Verwaltungskraft arbeitet. Dabei geht es nicht nur um einen Zeitgewinn, sondern auch um mehr Sicherheit, um das Vermeiden von Fehlern und um ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen.

Wie geht man bei der Automatisierung vom Büroalltag vor? Im Grunde erfolgt die Lösung in 3 Schritten: (1) Man geht auf die Suche nach Automatisierungskandidaten, (2) man ordnet die ermittelten Kandidaten einem Automatisierungstyp zu und (3) man erstellt die entsprechende Lösung oder lässt sie durch Fachleute erstellen.

Als Erstes geht es also darum, Aufgaben zu finden, die immer wieder vorkommen. Man kann mit den Aufgaben anfangen, von denen man weiß, dass sie mindestens einmal pro Woche anstehen. Es geht oft dabei um Themen wie Schreiben, Dateihandling, Datenmanipulation. Größere Aufgaben wie Terminologie extrahieren kann man durchaus in mehrere Schritte aufteilen.

Die ermittelten Automatisierungskandidaten sind unterschiedlicher Natur und müssen den entsprechenden Lösungstypen zugeführt werden. Was sind es für Lösungsansätze? Es gibt zuerst Aufgaben, die man mit Vorlagen lösen kann. Unter Vorlagen ist hier eine breite Sammlung von standardisierten Texten und Layouts zu verstehen, die man in einer bestimmten Situation aufruft und eventuell leicht anpasst. Beispiele: Standardtexte für Warnhinweise, Angebotsschablonen als Word-Vorlage, Standardtabellen für Kalkulation. Wer beispielsweise oft mit MS-Word arbeitet, kann die Autotext-Funktion benutzen, um häufig verwendete Texte als Autotext zu speichern und über Tastenkombinationen aufzurufen. Auf der Website von D.O.G. haben wir über die Jahre in der Rubrik Service – Tipps und Tricks viele technische Lösungen beschrieben, die für die Erstellung von Autotexten als auch für viele andere Situationen hilfreich sind. Wer aus einer einzigen Quelle Autotexte in unterschiedlichen Programmen einsetzen möchte, kann sich des kostenlosen Hilfsprogramms Autohotkey (www.autohotkey.com) bedienen. Vorlagen kann man sich auch für ein Programm wie Outlook erstellen, indem man die entsprechende Mail im Outlook-Vorlageformat mit der Endung „oft“ als Vorlage speichert und bei Bedarf aufruft.

Als weiteren Automatisierungstyp hat man die Aktionen, die man regelmäßig ausführt. Hier bietet sich zum einen der Makro-Rekorder mancher Anwendungen wie MS-Word an, der einzelne Befehle speichert und anschließend als Makro ausführt. Für andere Situationen sind Checklisten nützlich, die man ähnlich wie die Flugzeugpiloten abarbeitet. Dadurch ist die Ausführung der Aufgaben sicherer und der Aufwand für die Planung einzelner Arbeitsschritte entfällt weitgehend.

Schließlich gibt es Routineaufgaben, die mit Dateihandling bzw. mit Datenmanipulationen zu tun haben. Auch hier gibt es einzelne Lösungen, die teilweise die Mitarbeit IT-versierter Kollegen erfordern. Mit Hilfe von guten alten DOS-Befehlen kann man Dateien auswählen, kopieren, umbenennen usw. Solche Befehle lassen sich in einer Batch-Datei speichern und automatisch ausführen. Dazu kopiert man die benötigten DOS-Befehle der Reihe nach in eine Textdatei, speichert diese Datei als Textdatei mit der Endung „bat“ und führt sie durch einen Doppelklick aus. Neben Makros und Skripten kann man auch häufig verwendete Befehle mit Tastenkombinationen versehen. Mehrere Programme (u.a. Übersetzungsprogramme) bieten zusätzlich auch die Möglichkeit, Menügruppen und Befehle den eigenen Bedürfnissen anzupassen. Wer dies für seine Aufgaben und Gewohnheiten tut, hat garantiert einen Produktivitätszuwachs.

Es reicht natürlich nicht, eine gute Sammlung von Autotexten, Vorlagen und Skripten zu haben. Man muss sie auch zügig finden. Hier ist jeder gefordert, sich eine eigene überschaubare Nomenklatur auszudenken, mit der er diese Elemente so ablegt und benennt, dass er sie ohne großes Suchen wieder findet.
Wenn man die obigen Empfehlungen beherzigt, hat man nicht nur eine sichere Arbeitsweise, sondern auch viel Zeit gewonnen. Wie man so schön sagt, „Organisation ist das halbe Leben“!

[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 1/11. Bild: Wikipedia.]

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