Viele, die gelegentlich oder regelmäßig mit Terminologie arbeiten, möchten ihre Terminologielisten mit Kollegen oder Partnern austauschen. Wer das TBX-Standardaustauschformat für Terminologie nicht beherrscht, hat dabei oft Schwierigkeiten. Wir möchten hier einige Möglichkeiten des Terminologieaustauschs aufzeigen, die mit einfachen Bordmitteln wie Excel funktionieren.
Terminologiearbeit ist wie ein Staffellauf. Zwischen der Entstehung von Fachwörtern und deren Verwendung durch den Endverbraucher gibt es eine Reihe von Etappen und Läufern. Jeder ist von der Leistung des Vorläufers abhängig und davon, wie dieser ihm den Stab weiterreicht. Ohne dass es jedem bewusst wird, arbeiten am Terminologieprozess nicht selten sechs oder sieben Instanzen.
Dass alles besser läuft, wenn die Terminologie gleich am Anfang festgelegt und nicht am Ende in 25 Sprachen repariert wird, ist eine Binsenweisheit. Oft scheitert dies daran, dass man keinen Weg gefunden hat, die Terminologie im Laufe des Produktlebenszyklus zu sammeln, auszutauschen und in einer Gesamtdatenbank zu konsolidieren.
Ein Großteil der bisherigen Austauschprobleme hat mit den Informationen zu tun, die man in seiner Terminologie aufnehmen möchte bzw. sollte. Bei einfachen Wortlisten (z. B. Deutsch-Englisch) ist der Austausch unproblematisch. Schwieriger wird es, wenn die Informationen nicht mehr zweidimensional in einer festen Anzahl von Spalten sondern dreidimensional mit einer variablen Anzahl von Spalten festgehalten werden. Das passiert zum Beispiel, wenn man zu einem Wort Synonyme erfassen oder Wörter aufnehmen möchte, die man nicht verwenden darf.
Manche versuchen, sich mit zusätzlichen Spalten zu behelfen, wie „Synonym1“, „Synonym2“, „Negativwort“ und stoßen aber sehr bald an Grenzen, denn die Anzahl der benötigten Spalten ist variabel. Nehmen wir als Beispiel folgende Synonyme aus dem technischen Bereich: Berührungsbildschirm; Touchbildschirm; Touch-Screen; Touch Screen; Touchscreen. Wollte man sich auf „Berührungsbildschirm“ festlegen, ist es eine Herausforderung, alle diese Informationen in einer einzigen Excel-Zeile unterzubringen. Dies ist jedoch notwendig, wenn man ein Kommunikationschaos und überflüssige Übersetzungen in möglicherweise 25 Sprachen vermeiden will.
Es führt letztendlich kein Weg daran vorbei, für jedes Wort eine Zeile in Excel zu erstellen und die Einträge über eine ID-Nummer zu verknüpfen. Dies entspricht im Grunde dem Prinzip begriffsorientierter Terminologien. Unter einer Begriff-Nummer sind alle Sprachen und Wortvarianten zusammengefasst, die sich auf diesen Begriff (= Bedeutung) beziehen. Sie werden trotzdem wie selbstständige Einheiten behandelt. Weitere Spalten wie Definition, Status usw. lassen sich problemlos hinzufügen. Mit den Sortierungs- und Filterungsmöglichkeiten von Excel (siehe „Wussten Sie das?“) kann man sich die benötigten Einträge anzeigen lassen (z. B. alle verbotenen Benennungen, um sie in der Dokumentation auszutauschen).
Wie könnte das Ergebnis im Falle unseres „Berührungsbildschirms“ aussehen (s. Abb. 1)?
Einen Sonderfall muss man bedenken, nämlich die Homonyme. Es sind Wörter, die eine gleiche Schreibweise haben, aber eine unterschiedliche Bedeutung. Sie bilden voneinander getrennte Begriffe und müssen daher eine unterschiedliche Begriff-Nummer erhalten. Beispiel „Haftung“ i. S. v. Haftung einer Oberfläche und „Haftung“ im rechtlichen Sinne.
Die Durchnummerierung der Begriffe kann mit dem Befehl „Reihe ausfüllen“ von Excel erfolgen. Für die Erkennung von Homonymen hilft auch ein kleiner Trick mit dem Autofilter von Excel. Da dies wie auch die folgenden Formelbeispiele den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, können Interessierte eine detailliertere Anleitung erhalten unter: info@dog-gmbh.de.
Je nach Situation möchte man aber eine Liste wie die obige in einer vereinfachten Form weitergeben. Das geht mit einem kleinen Verlust an Informationen, könnte aber in etwa wie in Abb. 2 aussehen.
Hier sind die wichtigsten Informationen in einer festen Anzahl von Spalten und in einer einzelnen Zeile erhalten. Die Begriff-Nummer kann für weitere Konvertierungen verwendet werden. Aber die dritte Dimension ist ohne weitere Bearbeitung der Tabelle nicht mehr vorhanden. So ist „Touchscreen“ zwar über eine Suchfunktion zu finden, ist aber kein selbstständiger Eintrag mehr.
Eine solche Tabelle kann man mit Hilfe von Excel-Funktionen aus unserer dreidimensionalen Liste (eine Benennung ist eine Zeile) erstellen. Zuerst wird mit der WENN-Funktion festgestellt, ob es mehrere Benennungen für einen Begriff gibt. Falls ja, werden diese Benennungen mit Hilfe der VERKETTEN-Funktion aneinander geschrieben. Dann wird mit dem Spezialfilter von Excel nur die längere Variante behalten. Eine ausführlichere Beschreibung erhalten Sie auf Wunsch per E-Mail.
Wir haben hier einen Weg beschrieben, mit dem man ohne Zusatzprogramme Terminologielisten anreichern und in Excel begriffsorientiert darstellen kann. Wir haben damit ein Instrument zur Steuerung der Terminologie in Dokumentationen und Übersetzungen, etwa indem man bestimmte Wörter verbietet. Das erhöht die Dokumentationsqualität und senkt die Kosten. Am Ende muss man die verschiedenen Excel-Listen in einer begriffsorientierten Terminologiedatenbank konsolidieren und verwalten. Aus diesem Reservoir lassen sich dann aufgabenbezogen (im Autorenbereich, für die Qualitätskontrolle, für den Übersetzungsprozess usw.) Mitarbeiter oder Softwareprogramme mit den erforderlichen Daten versorgen. Die von D.O.G. entwickelte webbasierte Terminologieplattform LookUp bietet für diese Aufgabe eine ideale und preiswerte Basis.
[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 3/2010, mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion.]