Across bei Siemens: Mehrsprachige Dokumentationen schneller erstellen

Für die Steuerung der zahlreichen Übersetzungen von Produktdokumentationen nutzt die technische Redaktion des zum Siemens Sektor Energy gehörenden Division Power Distribution seit Kurzem den Across Language Server. Durch den Einsatz des Language Server konnte Siemens die Kosten für das Übersetzungsmanagement hier signifikant reduzieren und effiziente Prozesse realisieren, die für Transparenz und Sicherheit bei der Bearbeitung sorgen und die Qualität der Übersetzungen weiter verbessern.

Der Siemens Sektor Energy besetzt derzeit eine Spitzenposition auf dem Gebiet der gasisolierten Schaltanlagentechnik im Mittelspannungsbereich. Der Standort Frankfurt gilt dabei als das weltweite Kompetenzzentrum für die Entwicklung und Produktion der gasisolierten Produktreihen.

Hier arbeiten auch die technischen Redakteure, die die notwendigen Produktdokumentationen wie Betriebs- und Montageanleitungen für 13 gas- und luftisolierte Produkte und deren kundenspezifischen Ausführungen erstellen. Diese umfassen jeweils ca. 150-180 Seiten und sind anschließend in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Zusätzlich ist das Redaktionsteam auch für die Übersetzung weiterer Texte wie Zeichnungsblätter oder Siemensnormen verantwortlich, die mehrsprachig vorliegen müssen.

Bis vor Kurzem wurden die Texte an die jeweiligen Landesgesellschaften zur Lokalisierung weitergereicht. „Als wir nur vier bis fünf Sprachen bedienten, waren die Arbeitsabläufe noch überschaubar und damit einfach zu verwalten,“ erläutert Christian Zimmermann, der die Technische Redaktion leitet. „Die Situation änderte sich vor ca. einem Jahr, als von Vertriebsseite vermehrt Anfragen nach weiteren Sprachen, vor allem osteuropäischer Länder, an uns gerichtet wurden. Inzwischen liefern wir unsere Produktinformationen in bis zu 19 Sprachvarianten aus.“

Damit ging zwangsläufig eine Auslagerung an externe Übersetzungsdienstleister einher. Beides – gestiegene Anzahl der Sprachen und Outsourcing – führte dazu, dass auch das Übersetzungsmanagement komplexer wurde. Hinzu kam, dass Siemens gerade das XML-basierte Redaktionssystem TCToolbox von Ovidius eingeführt hatte. Schnell wurde klar, dass die bisherige Vorgehensweise bei Übersetzungen keine dauerhafte Lösung war.

„Wir mussten uns hinsichtlich des Übersetzungsmanagements etwas Neues überlegen. Vor allem die ganzen Verwaltungsprozesse rund um die Auftragsbearbeitung wollten wir optimieren“, erläutert Zimmermann. „Wir hatten bspw. keinerlei Prozesssicherheit. Den Überblick zu behalten, wie weit welche Übersetzung gediehen war, welche Datei noch übersetzt werden musste, ob sie gerade in Arbeit war oder ob sie sich bereits in der Korrekturschleife befand, war nur durch das fehleranfällige Führen von Excel-Listen möglich. Bei mehreren Redakteuren stößt man hier schnell an seine Grenzen.“

Schlagkräftige Argumente für ein Translation-Management-System

Mit der geplanten Einführung eines TMS wollte man insbesondere drei zentrale Ziele umsetzen: Kosteneinsparungen, Prozesssicherheit und Qualitätsverbesserung. Eine weitere Anforderung war, dass die bereits erstellten Übersetzungen als Translation Memory gespeichert und in einem System verwaltet würden. Damit bestand die Möglichkeit, sie für weitere Übersetzungen zu nutzen und doppelte Übersetzungskosten zu eliminieren. Marktsondierungen und Tests ergaben, dass hier der Language Server von Across Systems die Anforderungen optimal abdeckte.

Ausschlaggebend für das Unternehmen war, dass Across zum einen im Vergleich mit anderen am Markt verfügbaren Systemen ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufwies. Zum anderen punktete der Language Server mit seiner praxisorientierten Funktionalität. Wichtig war auch, dass Across auf eine moderne Software-Architektur aufsetzt. So lässt sich Across nahtlos an die vorhandene TCToolbox von Ovidius anbinden und erlaubt somit durchgängige Prozesse. „Dadurch, dass die Daten serverbasiert ausgetauscht werden können, greifen alle Systeme auf einen zentralen Datenpool zu. Prozesse lassen sich automatisiert anstoßen, Dokumente müssen nicht mehr manuell aus- und eingecheckt werden. Dies verschafft uns unter anderem auch die gewünschte Prozesssicherheit“, argumentiert Zimmermann.

Durchgängige Übersetzungsprozesse

Seit November 2007 arbeitet Siemens produktiv mit Across. Nach einem ausführlichen Testlauf wurde das System sehr rasch installiert und genutzt. Dabei wurden zunächst die Arbeitsabläufe wie Projektbeauftragung, Übersetzung und anschließendes Lektorat definiert, die durch die Systeme unterstützt und automatisiert werden sollten.

In einem weiteren Schritt wurden die externen Sprachdienstleister, die ebenfalls Across im Einsatz haben, an den Workflow angebunden. Zum Einsatz kommt dabei das Kollaborationstool crossGrid, das standardmäßig mit dem Across Language Server ausgeliefert wird und den Siemens-Language Server direkt mit den Language Servern der Sprachdienstleister verbindet.

Soll heute bei Siemens ein Text lokalisiert werden, wählt der Mitarbeiter im Redaktionssystem die Funktion „Auschecken für Übersetzung“, ergänzt die notwendigen Angaben zu Fristen und sonstigen Metainformationen – und stößt damit den Auftrag an. Die zu übersetzenden Inhalte werden von der Ovidius TCToolbox direkt an Across übergeben und dort mit den definierten Informationen als Projekt angelegt. Hier lassen sich die Übersetzungen der Texte und Informationseinheiten steuern und weiterverteilen sowie entsprechend abarbeiten.

Nach Fertigstellung der Übersetzungen werden diese automatisch wieder in das Redaktionssystem übertragen. Umständliche Im- und Exports entfallen dadurch ebenso wie der manuelle Austausch mit den Übersetzungsdiensleistern per E-Mail.

„Der Projektmanagement-Aufwand beschränkt sich darauf, nur noch das ‚crossGrid-Paket‘ zu packen und an den Dienstleister zu senden, vielleicht noch durch Referenzmaterial ergänzt“, freut sich Zimmermann über die Arbeitserleichterung. „Aufgrund des Zusammenspiels von Redaktionssystem und Translation-Management-System konnten wir erhebliche Einsparungen bei dem Übersetzungsprozess erzielen.“

Neben den Übersetzungsdienstleistern konnte die Redaktion auch freie Übersetzer direkt in den Workflow mit einbinden. „So bekommt zum Beispiel eine externe Übersetzerin die für sie bestimmten Aufträge direkt aus dem Across Language Server zugewiesen und agiert über eine Terminalserver-Anwendung wie eine interne Mitarbeiterin“, ergänzt Zimmermann.

Transparenz ist bei den Projekten mit dem neuen System jetzt ebenfalls kein Thema mehr: Eine übersichtliche Auflistung zeigt der technischen Redaktion an, wie der Bearbeitungsstand der Übersetzung ist. Auf einen Blick sind Fortschritt, Status, Fristen und Beschreibungen der einzelnen Projekte dargestellt und erlauben eine schnelle Orientierung und ein aussagefähiges Controlling.

Unternehmensweite Sprachplattform

Auch für die externen Übersetzungsdienstleister gestaltet sich die Arbeit mit dem Translation-Management-System effizient und komfortabel: Durch die Vernetzung mit crossGrid arbeitet er auf Basis der gleichen Daten wie die Redakteure – insbesondere auf Basis des gleichen Translation Memorys crossTank und des gleichen Terminologiesystems crossTerm. Bereits übersetzte Inhalte und Daten können so gemeinsam genutzt werden. Aus dem Translation Memory heraus bekommt der Bearbeiter Übereinstimmungen mit bereits vorliegenden Formulierungen und Übersetzungen in der Datenbank angezeigt, die er wahlweise übernehmen, gegebenenfalls ändern oder ablehnen kann.

Diese Vorgehensweise sorgt zum einen für qualitativ hochwertige Übersetzungen und konsistente Texte über alle Produkte hinweg. Zum anderen konnten, durch den hohen Grad der Wiederverwendung bereits vorliegender Übersetzungen, die Kosten signifikant gesenkt werden. Bei einem bereits übersetzten Text, der aufgrund von Änderungen oder Aktualisierungen erneut lokalisiert wird, liegen die Einsparpotenziale bei 70 Prozent. Wird ein Text komplett neu übersetzt, können mittlerweile rund 25 Prozent mit vorliegenden Einträgen im Translation-Management-System abgedeckt werden. Nach und nach soll Across als Plattform für alle Übersetzungsprozesse bei Siemens etabliert werden.

„Wir wollen den Language Server von Across so ausbauen, dass sämtliche Übersetzungen zentral gemanagt werden und auch Kollegen aus anderen Abteilungen damit arbeiten können“, kommentiert Zimmermann und ergänzt: „Zusätzlich planen wir, mit dem Terminologie- und Translation-Memory-System eine zentrale Wissensdatenbank zu erstellen mit sämtlichen Begriffen, Bildern und Grafiken der Mittelspannungskomponenten von Siemens sowie deren Übersetzung. Das könnte v. a. auch neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell in die siemensinternen Begrifflichkeiten einzuarbeiten.“

Insgesamt wurden die Erwartungen von Siemens an ein verbessertes Übersetzungsmanagement voll erfüllt: „Wir konnten den Verwaltungsaufwand bei Übersetzungen um 50 Prozent senken. Zusätzlich sind die Prozesse deutlich transparenter, der Projektstatus ist jederzeit abrufbar“, freut sich Zimmermann über die komfortable Arbeitsweise.

[Text: Across Systems GmbH. Quelle: Pressemitteilung Across, 2008-12.]

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