Softwarelösung von Kaleidoscope: smartQuery erschließt Potenzial der Übersetzerrückfragen

smartQueryÜbersetzerrückfragen werden oft als lästiges Übel gesehen. Wie man sie systematisch nutzen und in Terminologie und Wissensmanagement einbinden kann, damit Kosten senkt und Qualität steigert, zeigt die von Kaleidoscope entwickelte Softwarelösung smartQuery.

Bei fast jedem Übersetzungsauftrag gibt es Rückfragen. Unklarheiten im Text, z. B. bei Fachausdrücken oder in Anweisungen lassen Übersetzer besonders oft nachfragen, was genau gemeint ist.

Einerseits schätzen Auftraggeber diese Rückfragen sehr, vor allem weil sie zur Qualität der Übersetzung wesentlich beitragen können. Andererseits kann bei großen Projekten das Verwalten dieser Rückfragen ganz schön aufwendig sein, müssen doch dann meistens mehrere Übersetzer und Zielsprachen koordiniert werden.

Oft werden daher Excel-Listen geführt, in denen alle Übersetzerrückfragen des Projekts fein säuberlich eingetragen werden – mit den üblichen Folgen: Wie behält man den Überblick über die Rückfragen mehrerer Projekte? Über mehrere Monate? Jahre? Woher weiß man nach Monaten, in welcher Excel-Liste eine bestimmte Frage möglicherweise schon einmal beantwortet wurde? Wie regelt man den Zugriff auf die Excel-Listen? Und grundsätzlich: Wie können Rückfragen als Termkandidaten weiterverwendet und Verbesserungsvorschläge an die technischen Autoren weitergeleitet werden?

Auf all diese und weitere Fragen gibt nun Kaleidoscope eine Antwort: smartQuery. Mit dieser Softwarelösung lassen sich Übersetzerrückfragen einfach effizient und effektiv managen.

Diplomarbeit Grundlage der smartQuery-Entwicklung

Die Grundlage für smartQuery legte eine wissenschaftliche Diplomarbeit an der Universität Wien. Dabei untersuchte die Diplomandin 1.080 Query-Formulare und zahllose E-Mails zweier Stammkunden von eurocom, der führenden Übersetzungsagentur Österreichs.

Dabei wurden die Rückfragen in drei Kategorien – Terminologie, Prozess(fragen) und Feedback – erfasst und erste Überlegungen angestellt, wie man dieses Potenzial nutzen kann.

smartQuery als rollenbasiertes Online-Portal

smartQuery ist als rollenbasiertes Online-Portal aufgesetzt. Je nach zugewiesener Rolle hat der Anwender bestimmte Rechte. Ein Projektmanager hat mehr Aufgaben und damit mehr Rechte als ein Übersetzer. Alle können zeitgleich auf das System zugreifen, sind also immer auf dem letzten Stand.

Bei neuer Frage wird Datenbank mit früheren Rückfragen durchsucht

Wird eine Rückfrage gestellt, werden beim Anlegen einer neuen Query sofort alle erfassten Rückfragen durchsucht. So wird verhindert, dass Rückfragen doppelt an den Auftraggeber gestellt werden.

Ist die Rückfrage bereits in smartQuery vorhanden, kann die Antwort umgehend an den Rückfrager gesendet werden, was u.a. einen enormen Zeitgewinn für das Projekt bedeuten kann. Wichtige Rückfragen, die beispielsweise für ein gesamtes Team in vielen Sprachen relevant sind, können per Push-Funktion an alle Team-Mitglieder kommuniziert werden.

Aufgabenliste, Tracking, Filterung, Suche, E-Mail-Benachrichtigung

Kernstück von smartQuery ist die Aufgabenliste, in der jeder Benutzer stets die Rückfragen sieht, die gerade bei ihr oder ihm zur Bearbeitung “anstehen”. Daneben gibt es die Tracking-Funktion, in der alle Rückfragen gelistet und nach sämtlichen Kriterien beliebig gefiltert und durchsucht werden können.

Über die Status- und Benutzerfilterungsfunktion erhält damit jeder Beteiligte am Prozess auch stets eine „Aufgabenliste” von offenen Rückfragen, Antworten, Kommentaren usw. Und zu guter Letzt kann man über die Suche quer über die gesamte Datenbank auch nach ganz spezifischen Sachverhalten suchen. Für einen erleichterten Workflow verfügt das System über eine E-Mail-Benachrichtigung mit Digest-Funktion.

Vielfältiger Nutzen durch Verknüpfungen zu MultiTerm und quickTerm

Aber auch nach Projektabschluss sollen die Informationen aus Rückfragen nicht verloren gehen. Alle terminologisch relevanten Rückfragen werden durch Verknüpfungen mit SDL MultiTerm und Kaleidoscope quickTerm effizient weiterverwendet.

Daneben können Querys, die wichtige Informationen über den Ausgangstext enthalten, nach Projektabschluss gesammelt an die Autoren auf Kundenseite übermittelt werden. Damit ist auch eine Feedback-Schleife zum Ausgangstext gegeben, womit langfristig eine schrittweise Optimierung des gesamten Prozesses gewährleistet wird.

Das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, mit denen smartQuery die Anwender unterstützt das Potenzial der Übersetzerrückfragen zu nützen und für Zeit- und Qualitätsgewinn sorgt.

Zusammenfassung: smartQuery nützt das Potenzial der Übersetzerrückfragen

Bei fast jedem Übersetzungsauftrag gibt es Rückfragen. Oft als Ärgernis betrachtet stellen diese Rückfragen aber ein enormes Potential dar, mit dem Sie gleichzeitig Qualität steigern und Kosten senken. Voraussetzung dafür ist ein systematischer Ansatz und die neue Query Management Lösung von Kaleidoscope: smartQuery

smartQuery ist absolut CAT-Tool unabhängig und als rollenbasiertes Online-Portal aufgesetzt, das delegierfähig und mit einem statusbasierten und kollaborativen Workflow ausgestattet ist.

Über Status- und Benutzerfilter erhält jeder Beteiligte stets eine „Aufgabenliste“ von offenen Rückfragen, Antworten, Kommentaren usw. Dazu verfügt das System über eine E-Mail-Benachrichtigung mit Digest-Funktion.

www.smartquery.at

Über Kaleidoscope

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[Text: Kaleidoscope. Quelle: Pressemitteilung Kaleidoscope.]