Smartphones, Tablet-PCs und vergleichbare Geräte sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Es ist nur logisch, dass Unternehmen Inhalte auch für diese Geräte bereitstellen möchten. Da der Begriff „mobile Dokumentation“ relativ neu ist, konkurrieren noch verschiedene Definitionen.
Im Folgenden geht es um Inhalte, die speziell für Smartphones bzw. Tablet-PCs aufbereitet worden sind und optional online aktualisiert werden können. Es sind Anleitungen, Kataloge oder Service-Informationen für Techniker.
Mobile Dokumentation: Anleitungen, Kataloge, Service-Informationen für Techniker
Für mobile Dokumentationen benötigen Unternehmen eine App, um dem Benutzer Inhalte und Funktionalität zur Verfügung zu stellen. Es gibt einfache Apps, die lediglich Inhalte darstellen und einige Basisfunktionen wie Suchen, das Erstellen von Textmarken, das Schreiben von Notizen ermöglichen. Sie verwenden Formate wie das verbreitete EPUB, das teils mit HTML5 erstellt ist und das Einbinden von Mediendaten (Video, Ton und 3D-Grafiken) oder Skripten ermöglicht.
Mobile Dokumentationen bieten aber auch die Chance, deutlich mehr zu erreichen als mit traditionellen Dokumentationen. Informationen lassen sich für den aktuellen Anwendungsfall mundgerecht aufbereiten und können mit dem Benutzer bzw. mit dem Produkt interagieren.
Bei entsprechenden Informationen oder Rückkopplungen (Rückmeldungen von einem Maschinensensor, GPS-Tracker, Tastatureingabe des Benutzers oder Lesen eines QR-Codes) liefern mobile Apps gerade die Information, die der Benutzer benötigt.
Weiterreichende Funktionen wie die Bestellung von Ersatzteilen
Es kommen Szenarios vor, bei denen der Benutzer aus der Dokumentation heraus bestimmte Aktionen auslösen kann, etwa die Bestellung von Ersatzteilen über eine Verbindung zum hauseigenen ERP-System. Diese weiterreichenden Funktionen setzen voraus, dass eine entsprechende App entwickelt wurde, die dies unterstützt. Man spricht von „native Apps“. Je komplexer und individueller die Funktionalität dieser mobilen Dokumentationen ist, desto größer ist der Programmieraufwand für die App, die die Inhalte interpretiert.
Wenig Platz für Text und Bild
Eine spezielle Herausforderung für die Informationsgestaltung sind die kleinen Oberflächen, die wenig Platz für große Bilder (z. B. Schaltpläne) oder umfangreiche, zusammengehörende Textblöcke bieten. Der Leser möchte ja nicht unendlich scrollen oder umblättern.
Für technische Autoren und Übersetzer gilt: Fasse dich kurz!
Der Redakteur ist stärker als bei „klassischen“ Dokumentationen angehalten, den Inhaltsumfang spürbar zu reduzieren und Möglichkeiten der Suche (etwa mithilfe von Lesezeichen) auszureizen. Bei allen Kürzungsversuchen sollten Redakteure jedoch vermeiden, Fachwörter zu kürzen („Ventil“ statt „Durchflussventil“) oder wichtige Kontextinformationen auszulassen, denn dies kann zu schweren Fehlern bei Übersetzungen führen. Einige Techniken wie Aufklapptexte ermöglichen die Darstellung notwendiger Detailinformationen bei knappem Platz.
Höhere Granularität als bei klassischen Dokumentationen
Eine Herausforderung im Hinblick auf die Wiederverwendung von Informationen in Content-Management-Systemen (CMS) ist die optimale Granularität von Informationseinheiten (IE) für mobile Geräte. Weil Anleitungen die Informationen objekt- oder situationsbezogen anbieten sollen, geht man von einer anderen Modulgröße („Granularität“) aus, als es für klassische Dokumentationen der Fall ist. Strukturierungsansätze wie das topicbasierte DITA sind dabei eine Option.
CMS arbeiten nach dem Single-Source-Prinzip. Eine Mehrheit von ihnen ist heute in der Lage, Formate wie EPUB zu generieren. Doch lässt sich eine App für Inhalte mit Zusatzfunktionen nicht automatisch aus dem CMS publizieren. Zusätzliche Inhalte oder Skripte müssen oft manuell mit den vom CMS generierten Inhalten in eine App-Vorlage eingebaut werden.
Eine besondere Herausforderung: Lokalisierung von mobilen Inhalten
Auch ist die Lokalisierung von mobilen Inhalten mit einigen spezifischen Herausforderungen verbunden. Mobile Inhalte verwenden eine Vielzahl von Formaten, von klassischen XML- oder HMTL5-Daten bis hin zu Multimediaelementen und Ressourcen-Dateien der App. Besonders bei länger laufenden, also mehr Platz benötigenden Sprachen müssen die lokalisierte Version sowie die App-Oberfläche auf den kleinen Bildschirmen leserlich bleiben.
Im Übersetzungsprozess dürfen in den zu übersetzenden Dateien keine Steuerungselemente angefasst oder beschädigt werden, die für die Funktionalität der App notwendig sind. Für manche Sprachräume ist unter Umständen eine Umrechnung der physikalischen Einheiten oder eine Anpassung der Informationen (z. B. Kontaktadressen von Vertretungen) erforderlich. Aus all diesen Gründen ist ein Test der lokalisierten Version zu empfehlen.
Mobile Dokumentation Fortschritt in Vermittlung von Informationen – Autoren und Übersetzer benötigen aber Zusatzwissen
Alles in allem bedeuten mobile Dokumentationen einen deutlichen Fortschritt in der Vermittlung von Informationen und deren Austausch mit den Benutzern. Die Auswahl der geeigneten Partner für die einzelnen Aufgaben ist für den Erfolg dieser Lösung entscheidend.
[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 1/2015. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion. Bild: apops/Fotolia, sudok1/Fotolia, BlackBerry-Pressebild.]