Toptranslation bringt Terminologie-Software Lexeri auf den Markt

Rohde, Gieleky, Hillje
CTO Stefan Rohde, Gründer und Geschäftsführer Houman Gieleky und Sarah Hillje (Product Owner und Head of Terminology) haben Lexeri als Software-Lösung für eine konsistente Corporate Language entwickelt. - Bild: Toptranslation

Der Hamburger Technologie- und Sprachdienstleister Toptranslation hat mit Lexeri jetzt eine Terminologie-Software auf den Markt gebracht, die wie eine Rechtschreibprüfung in sämtliche Prozesse der Texterstellung und -prüfung eingebunden werden kann. Nachfolgend beschreiben die Entwickler das Werkzeug, das in der Anwendung besonders benutzerfreundlich sein soll.

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Corporate Language im ganzen Unternehmen integrieren

Als Unternehmen mit einer Stimme zu sprechen ist wichtig – und oftmals kompliziert. Lexeri macht es möglich, dass die Sprache eines Unternehmens ohne Aufwand von jedem Mitarbeiter gelebt wird und ganz natürlich in sämtliche Arbeitsprozesse eingebunden wird. Egal was oder in welchem Programm ein Mitarbeiter schreibt: Lexeri ist so einfach zu bedienen, dass es jeder gerne nutzt und sich dabei voll und ganz auf das Wesentliche, nämlich den Inhalt seines Textes, fokussieren kann.

Die neue Terminologie-Software bietet mit Features wie einem intelligenten, individuellen Rechtemanagement und einer kontrollierten Einbindung von Mitarbeiter-Input nicht nur mehr als bisherige Terminologie-Software. Lexeri bindet Unternehmenssprache vor allem kompetent da ein, wo sie tatsächlich genutzt wird: in E-Mail-Clients, Textverarbeitungsprogrammen, Browserfenstern und Content-Management-Systemen. Die richtigen Begriffe sind dabei nicht mehr als zwei Klicks entfernt.

„Wie heißt das bei uns noch?“ Diese Frage stellt sich mit Lexeri kaum noch. Denn ein langwieriges Recherchieren in Datenbanken ist mit der neuen Software nicht mehr notwendig. Zwar lassen sich mit dem kompetenten Tool sämtliche Fachbegriffe jederzeit und in mehreren Sprachen einsehen – samt Definitionen, Abbildungen und sprachlichen Attributen – doch der enorme Nutzen von Lexeri zeigt sich beim eigentlichen Schreiben.

Termeintrag in Lexeri
Ein typischer terminologischer Eintrag in Lexeri.

Lexeri wird wie eine Rechtschreibprüfung eingebunden

Egal, ob ein Mitarbeiter eine E-Mail verfasst, einen Text im Browser tippt oder einen Marketing-Text in Word entwirft: Lexeri schaut ihm dabei wie ein kompetenter Unternehmenssprachexperte über die Schulter und bietet seine Hilfe an, wenn spezifische Formulierungen oder Fachwörter optimiert werden können – ähnlich wie eine Rechtschreibprüfung seinen Nutzern während des Schreibens grammatische und stilistische Hinweise gibt.

Möchte ein Sportartikelhersteller also etwa statt der Bezeichnung „Turnschuh“ lieber „Sneaker“ verwenden, so wird der Ausdruck Mitarbeitern und externen Dienstleistern jedes Mal vorgeschlagen, sollten sie den nicht bevorzugten verwenden.

Nahtlose Integration: mit zwei Klicks zum richtigen Begriff

Ob in der technischen Dokumentation oder im Marketing – Lexeri lässt sich in jeden Bereich und jede Software-Infrastruktur einfügen. Doch wer frühzeitig auf die Integration des smarten Corporate-Language-Helfers setzt, ist klar im Vorteil, erklärt Toptranslations Chief Technology Officer (CTO) Stefan Rohde, der das Produkt mit seinem Team entwickelt hat:

Große Unternehmen arbeiten teilweise mit mehreren tausend Software-Anwendungen, in denen Content entsteht. Wird hier nicht von Anfang auf eine zentrale Terminologie-Lösung zugegriffen, kann es später zeitaufwendig sein, die einzelnen Begriffe aus den Anwendungen zu extrahieren, zu bearbeiten und zu ordnen.

Lexeri wird von den Softwareentwicklern von Toptranslation stetig um Integrationen wie die Lexeri Chrome Extension erweitert. Hiermit können Nutzer auf Websites erstellte Texte, wie zum Beispiel in Content-Management-Systemen, E-Mail-Programmen oder Kundensupport-Tools, von der Software mit der in Lexeri hinterlegten Terminologie verglichen werden.

Bei Abweichungen werden die betroffenen Wörter farblich markiert und lassen sich mit zwei Klicks gegen die bevorzugten Varianten austauschen.

Lexeri-Menü Rollen und Freigaben
Das Menü für Rollen und Freigaben in Lexeri.

Sensibles Rechte- und Rollenmanagement: komplett individualisierbare Zugänge

Die Organisation und Abstimmung von sprachlichen Begriffen ist ein hochsensibler Prozess. Lexeri wird dieser Tatsache mit einem ausgefeilten Rollen- und Rechtemanagement gerecht. Einzelne Kontakte können ganz nach Bedarf zu Teams und Benutzergruppen kombiniert werden, so dass ein individuell optimierter Zugriff auf Termdatenbanken sichergestellt ist.

Freigabe-Prozesse und die gesamte Terminologie-Entwicklung sind flexibel anpassbar, um den für das jeweilige Unternehmen bestmöglichen Workflow zu schaffen.

Toptranslation begleitet und unterstützt seine Kunden bei der Individualisierung von Lexeri. So sind auch Termbankbereinigungen, Terminologieübersetzungen und eine ganzheitliche Koordination ohne viel Aufwand möglich.

Hohe Flexibilität: anpassbar an vorhandene Terminologie-Strukturen, immer verfügbar

Lexeri wurde mit dem Bewusstsein entwickelt, dass Terminologe extrem flexibel integrierbar und jederzeit verfügbar sein muss. So kann die Terminologie-Software problemlos mit bisherigen Strukturen verbunden und auch in sehr sensiblen Kommunikationskontexten verlässlich eingesetzt werden.

Kunden von Toptranslation nutzen Lexeri etwa bereits im medizinischen Kontext, wo kontextbedingt verbotene Begriffe zuverlässig identifiziert werden müssen, oder in anderen Norm-kritischen Bereichen. Ebenfalls anpassbare Features wie Termeinträge oder Verwendungshinweise erleichtern zusätzlich den Umgang mit komplexen Wording-Szenarien.

Nutzung als Software-as-a-Service, Speicherung in der Cloud

Um jederzeit einen reibungslosen Zugriff zu ermöglichen, speichert Lexeri den Fachwortschatz eines Unternehmens zentral in einer Cloud ab und ist als Software-as-a-Service verfügbar. Nutzer haben so orts- und zeitunabhängig von jedem Gerät Zugriff auf die aktuellste Termdatenbank.

Bei Bedarf können mit wenigen Klicks Fachübersetzungen und Revisionen von Toptranslation oder einem anderen beliebigen Sprachdienstleister angefordert werden.

Einbindung der Mitarbeiter durch intelligente Feedback-Funktion

Ein weiteres wichtiges Merkmal von Lexeri: Mit dem Tool ist Corporate Language keine Einbahnstraße mehr. Alle Mitarbeiter und externen Dienstleister können mit der Software kontrolliert an der Verbesserung der Inhalte mitwirken. „Vorschläge können ganz einfach zu jeder Zeit eingereicht werden“, sagt Terminologiemanagerin und Product Owner Sarah Hillje.

Um das meiste aus diesem Feedback rauszuholen, stellt Toptranslation seinen Kunden bei Bedarf sogenannte Terminologiemanager zur Verfügung, die den Input der Mitarbeiter prüfen, gegebenenfalls integrieren und den Terminologie-Bestand auf dem aktuellen Stand halten.

„Da sich so viele Personen beteiligen können, findet Terminologie mehr Beachtung und wird durch das Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen kontinuierlich verbessert. Terminologie findet endlich nicht mehr nur noch separiert in Sprach- oder Redaktionsabteilungen statt, sondern überall da, wo sie benötigt wird“, so Hillje.

Lexeri-Menü Termanfragen
Die Abstimmung von Termanfragen in Lexeri.

Praxisbeispiel 1: Technische Dokumentation für Antriebsspezialist Lenze

Ein Großkunde von Lexeri ist Lenze, einer der weltweit führenden Antriebs- und Automatisierungsspezialisten für Maschinen. Das Unternehmen, das mit 4.000 Mitarbeitern in 60 Ländern präsent ist, stand vor der enormen Herausforderung, länder- und abteilungsübergreifend eine Unternehmenssprache aus einem Guss zu definieren und zur Verfügung zu stellen.

Der erste Impuls dazu kam aus der technischen Dokumentation, da sich hier die sprachliche Inkonsistenz oftmals stark zeigte. So wurden etwa Fachbegriffe für Maschinenteile weltweit über Standorte und Abteilungen hinweg nicht einheitlich verwendet und übersetzt und somit oft falsch ausgelegt.

Mit der Einführung der zentral gesteuerten Terminologie-Software Lexeri ist ein grundlegender Wandel zum Positiven geschafft: Mit Lexeri wurden sämtliche Fachbegriffe und ihre Definitionen sowie Übersetzungen aus dem bestehenden System extrahiert, aktualisiert und in eine Datenbank eingepflegt. Diese wird nun weltweit für Mitarbeiter und Dienstleister in allen marktüblichen Sprachen zur Verfügung gestellt.

Praxisbeispiel 2: Markenpositionierung durch konsistente Corporate Language

Turnschuh oder Sneaker? Shareholder oder Aktionär? Siezt man oder duzt man seine Kunden? Für eine unverwechselbare Corporate Identity ist eine einheitliche Sprache ausschlaggebend. Mit Lexeri können Marketer Begriffe identifizieren und Sprache wird zu einem starken Identitätsmerkmal des Unternehmens. Mitarbeiter können diese jederzeit einsehen und sie für Marketingtexte etwa in E-Mails, Broschüren oder Social-Media-Posts verwenden. „Ziel ist, dass vom Werkstudenten bis zum Vorstand alle dieselbe Sprache sprechen“, sagt Houman Gieleky, CEO und Gründer von Toptranslation.

Lexeri unterstützt dabei selbst nicht-menschliche Autoren: Auch maschinelle Übersetzungen und entsprechende Anwendungen können mit den Datenbeständen der Terminologie-Software gefüttert werden. Damit schaffen Unternehmen einen hohen Wiedererkennungswert an den unterschiedlichen Touchpoints des Customer Journeys.

Sprich: Ein Kunde wird über alle Kanäle, durch die er mit dem Unternehmen oder der Marke in Verbindung tritt, mit derselben Corporate Language angesprochen. Für die Unternehmenskommunikation ist dies eine große Entlastung, da Texte nicht ständig einer Qualitätskontrolle unterzogen werden müssen.

Da auch Agenturen und weitere externe Dienstleister für die Software freigeschaltet werden können, kommt es bei der Content-Erstellung zu weniger Rückfragen. Dies spart Zeit, Kosten und führt zu einer schnelleren Time-to-Market.

Next-Level-Terminologie-Software basiert auf zehn Jahren Erfahrung

Lexeri hebt Terminologie-Software auf ein neues Level, das den hohen Ansprüchen der vielseitigen Unternehmenswelt gerecht wird. Geschafft haben das Rohde, Gieleky und das Toptranslation-Team dank systematischer Priorisierung des Unternehmensbedarfs und viel Erfahrung.

„Rund zehn Jahre haben wir technische Redaktionen stark wachsender Industrieunternehmen betreut und mit der Zeit den Bedarf und die Ansprüche an ein effizientes Terminologiemanagement analysiert“, erklärt Gieleky. „Auf dieser Basis haben wir Lexeri entwickelt. Nun wollen wir die Software-Lösung für eine konsistente Corporate Language auf dem europäischen und amerikanischen Markt anbieten.“

Über die unten genannte Website können sich Interessenten für einen kostenlosen Testzugang registrieren.

Weiterführender Link

[Text: Toptranslation.]

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