TOM 10 erschienen: Web-Anbindung und neue Mailfunktionalität

TOM 10-Startbildschirm

Joachim Voigt,  Entwickler von  TOM (Translator’s Office Manager) hat soeben die Version 10 des Auftragsverwaltungsrogramms herausgebracht. Es eignet sich sowohl für Einzelübersetzer als auch für Übersetzungsbüros.

Was gibt es Neues?

Effizientere Benutzeroberfläche: TOM 10 bringt eine Abkehr vom bisherigen Interfaceprinzip, mit jeweils nur einem (angenehm kompakten, aber navigationsintensiven) Bildschirmlayout zu arbeiten. Die TOM- Benutzeroberfläche besteht nun aus einem Hauptfenster und einem fixen, rechtsseitig positionierten Multifunktionsfenster, welches je nach Bildschirmgröße anpassbar ist. Es dient der Navigation, der Übersicht und eine E-Mailliste (mehr dazu weiter unten) und erspart manchen Mausklick. Der Navi-Bereich im Multifunktionsfenster bietet eine Schnellsuche für Kd/Üb/Kontakte und jeweils eine Liste der zuletzt besuchten Datensätze. Kontakte und Projekte werden vielfach in einem eigenen Popup-Fenster aufgerufen. Die gesamte Bedienung wird dadurch direkter und übersichtlicher. Neue Aufklappmenüs in diversen Layouts, häufig auch mit neuen Funktionen versehen, sorgen für mehr Übersichtlichkeit und Bedienungskomfort in den einzelnen Arbeitsfenstern.

Teilprojektliste mit neuen Editierfunktionen: Die Teilprojekt-Liste könnte eine ganz neue Bedeutung in Ihrem Arbeitsalltag bekommen. Sie wurde um wesentliche Bearbeitungsfunktionen erweitert, und Sie brauchen für Routineaufgaben nicht mehr jedes einzelne Teilprojekt zu öffnen, sondern können diese bequem aus der Liste heraus nacheinander abarbeiten.

Performanzverbesserung in Teilprojekten: Schnelleres Aufrufen, Bearbeiten und Schließen von Teilprojekten. Teilprojekte öffnen sich in einem neuen Fenster, und während ein solches Fenster offen ist, können Sie an anderer Stelle weiterarbeiten.

Sammelmail an mehrere Übersetzer: Diese Funktion wurde überarbeitet und steht nun in folgenden Kontexten zur Verfügung:

  1. Mail an die an einem bestimmten Projekt beteiligten Übersetzer – nun mit automatischer Vorgabe von Projektnummer und -bezeichnung.
  2. (Anfrage-) Mail an ausgewählte Übersetzer im Rahmen einer Teilprojektbearbeitung; hierbei wird nun analog zu anderen Projektmails auf eine Textvorlage mit Platzhaltern zurückgegriffen, d.h. benutzerdefinierte Projektdaten werden automatisch eingesetzt.
  3. (Anfrage-) Mail an ausgewählte Übersetzer im Rahmen einer Angebotserstellung.

Graphische Anzeige laufender Termine bei der Übersetzerauswahl: Schon in der neuen Teilprojekt-Liste, aber auch im Filter-Suchportal werden nun die Übersetzertermine auch graphisch angezeigt.

Teilprojekt-Assistent mit Prüfereinbindung: Der Teilprojekt-Assistent bietet nun für Prüfer die gleiche Funktionalität wie für Übersetzer; Auswahl, Termine und Preise für eine große Anzahl neuer Teilprojekte automatisiert einsetzen.

Kunden: Bei Erstellung des ersten Projekts aus einem Angebot erhält ein etwaiger Interessent automatisch Kundenstatus.

Finanzen: Neue Suchfunktion für Kunden-Rechnungen; Projektübersicht und Umsatzsummen im Fußbereich der Projektliste

Preisliste: Exportoption, gezielter Import in Kundenprofile; die interne Preisliste kann nun nach Sprachgruppen gegliedert und dementsprechend gezielt in Kundenprofile importiert werden. Export nach xls möglich.

Übersetzerhonorare: Jetzt mit eigenem Feld für die Rechnungsnummer

Terminkalender: Nun mit Erinnerungsfunktion.

TM-Rechner

TM-Berechnung für Prüfer: Auch für Prüfer kann nun eine Translation-Memory-Berechnung durchgeführt werden. Eine Markierbox im Teilprojekt weist TOM an, einen im Teilprojekt eingetragenen Prüfer automatisch in der TM-Analyse zu berücksichtigen. Dies kann per Voreinstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Beliebige Zahl von Übersetzer-TM-Systemen: Für jedes Übersetzerprofil können Sie eine beliebige Anzahl von TM-Systemen mit individueller Preisstaffelung anlegen. Diese Übersetzer-TM-Systeme werden nach Bedarf im TM-Rechner für das jeweilige Projekt per Mausklick aktiviert, um auf diese Weise unterschiedlichste Kundensysteme bedienen zu können.

Transit-Import: TOM kann nun auch Transit-Berichte einlesen.

Web-Anbindung (Zusatzmodul)

Werten Sie Ihren Webauftritt auf – und sparen Sie sich gleichzeitig eine Menge Arbeit, denn TOM 10 liest Daten aus php-basierten Webformularen in Ihre Auftragsverwaltung ein. Mit dem ersten Programmrelease stehen zwei Formulartypen zur Verfügung:

Angebotsanfragen (Kunden, Interessenten): Das Anfragenformular steht Besuchern Ihrer Agentur-Website für Anfragen zu Übersetzungsprojekten zur Verfügung. Es kann eine beliebige Zahl von Zielsprachen verarbeitet und eine beliebige Zahl von Dateien hochgeladen werden. Die Formulardaten werden automatisch in TOM eingelesen und können nach Begutachtung durch den Projektmanager zu per Mausklick zu nahezu vollständigen Angeboten weiterverarbeitet werden.

Bewerbungen (freiberufliche Übersetzer): Endlich Freelancer-Bewerbungen einfach und systematisch verwalten! Das optionale Modul für Webbewerbungen ermöglicht es Ihnen, detaillierte Übersetzerbewerbungen aus dem TOM-Webformular einzulesen, zu archivieren und bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Eingegangene Bewerbungen können per Mausklick der Übersetzerdatenbank hinzugefügt werden.
Diese Formulare benötigen keinen Login seitens der Webnutzer und liegen frei verfügbar als ein integrierter Bestandteil der Webseiten des Übersetzungsunternehmens im Netz. Für SPAM-Schutz ist selbstverständlich gesorgt. Die Integration in die Webpräsentation ist einfach zu bewerkstelligen. Für Anfang 2012 ist ein vollständiges Kundenportal in Planung
Neues Mailverfahren
In TOM 10 ist die TOM-eigene Mailfunktionalität ein integrierter, dabei optionaler Bestandteil und wird nicht länger als kostenpflichtiges Zusatzmodul angeboten; Sie können die damit verbundenen Optionen flexibel und nach Bedarf nutzen. Die grundsätzliche Trennung zwischen der Verwendung eines externen Mailprogramms und TOM Mail wurde aufgehoben und auch Mischformen sind nun möglich.
Für alle, die weiterhin wie bisher mit Outlook & Co arbeiten wollen, besteht die einzige Änderung darin, dass anstatt eigener (kleiner) E-Mail-Felder in diversen Programmlayouts nun jede Mail in der TOM-Mail-Umgebung generiert und editiert wird. Dieser Weg über das TOM-Mailmodul hat den Vorteil, dass Ihnen nun vollständige Mailausgangs-Übersichten in TOM zur Verfügung stehen – bisher waren es bei Verwendung Ihres externen Mailers nur projektweise Auflistungen.

Mögliche Szenarien zur Mailverwendung in TOM 10

Versand – Serienmail: Nutzen Sie nun nach Belieben TOM-Mail für Rundschreiben an Ihre Geschäftspartner. Dies umgeht bspw. Probleme mit Sicherheitsabfragen in Outlook. Außerdem können Sie mit TOM-Mail HTML-formatierte Mails versenden. Serienmails werden nicht mehr im allgemeinen Mailverkehr dargestellt.

Empfang – allgemein: Sie können nun ohne zusätzliche Lizensierung entscheiden, ob Sie Ihre Post mit TOM-Mail oder nur extern empfangen wollen. So können bspw. spezielle Mailkonten über TOM Mail, andere per Standardmailer bedient werden. Der Posteingang über TOM-Mail bietet viele Vorteile: automatische Generierung von Angeboten, Projekten etc., automatische Zuordnung der Nachrichten zu Geschäftspartnern und Projekten.

Empfang – aus Webformularen (neue Funktionalität): Die neuen TOM-Webformulare (Anfragen, Aufträge, Bewerbungen) können nur über TOM-Mail eingelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Möchten Sie TOM Mail gezielt dafür einsetzen, so muss speziell dafür ein eigenes Mailkonto angelegt werden.

TOM-Mail-Neuerungen

Alle Arbeitslayouts wurden überarbeitet, insbesondere die Zuordnung zu Projekten und Kontakten ist nun wesentlich komfortabler. Die Mailübersicht wie auch die einzelnen Nachrichtenfenster können im Haupt- oder im Seitenfenster aufgerufen werden, wodurch ein paralleles Arbeiten in TOM möglich ist.

HTML-Projektmails erzeugen: Sie können nun außer reinen Textformatierungen auch Spalten, Tabellen, Listen, Horizontale Linien und Grafiken in TOM-Mails integrieren. Jedoch bietet TOM keine WYSIWYG-Oberfläche .

Anzeige von Inline-Grafiken: In Mails integrierte Grafiken werden nun korrekt angezeigt.

Anhangspeicherung: Um die Datenmenge in TOM gering zu halten werden Anhänge beim ersten Öffnen automatisch aus dem TOM-Datensatz entfernt und in einem zu definierenden Standardordner gespeichert.

Für weitere Informationen: www.jovo-soft.de

[Text: Joachim Voigt. Quelle: Pressemitteilung Joachim Voigt Translation & Software, 14.10.2011 (gekürzt). Bild: Joachim Voigt Translation & Software]

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