Was müssen Unternehmen bei der Einführung von Translation-Memory-Systemen beachten?

Für manch ein Unternehmen ist das Jahresende die Zeit für Investitionsentscheidungen. Nicht selten beanspruchen Übersetzungen sechsstellige Budgets und nehmen aufgrund der wachsenden Zahl benötigter Sprachen und schneller Dokumentationszyklen spürbar zu. Preisrunden mit Übersetzungsdienstleistern bringen in einigen Fällen einen Spareffekt, aber die Preisschraube ist nicht endlos nach unten drehbar.

Die Suche nach technischen Sparmöglichkeiten im Übersetzungsbereich ist also logisch. Es gibt eine überschaubare Zahl von Technologieherstellern, die dafür Lösungen anbieten. Die benötigten Investitionen sind meistens fünf- oder gar sechsstellig, sodass sich Entscheider und Befürworter keine Fehler leisten können und dürfen. Auf der Verkäuferseite wird in der Regel sachlich und seriös beraten, was aber den Kunden nicht von der Aufgabe befreit zu prüfen, ob die angebotene Lösung überdimensioniert ist oder unsichtbare Folgekosten nach sich zieht. Wir möchten daher einige Faktoren nennen, die man genauer klären sollte, bevor man die Investition auslöst.

Alle Translation-Memory-Systeme erfüllen ihren Zweck

Zuerst einmal bieten die führenden Anbieter am Markt Technologien, die viele Gemeinsamkeiten haben. Alle erfüllen die wesentlichen Aufgaben eines Translation-Memory-Systems, ermöglichen die Wiederverwendung vorhandener Übersetzungen, binden Terminologiebestände ein, erlauben vernetztes Arbeiten.

Unterschiede zwischen einzelnen Systemen gibt es natürlich. Es geht dabei um den Umfang der Verwaltungs- und Automatisierungsfunktionen, um den Grad der Integration der einzelnen Komponenten eines Systems oder um die Integration spezieller Komponenten von Drittanbietern.

XLIFF – Auf Austauschbarkeit der Daten achten

Auf welche Punkte oder Aussagen ist zu achten? Ein erster Faktor betrifft die Austauschbarkeit der Daten zwischen Übersetzungssystemen. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Austauschbarkeit von Übersetzungsdateien in XLIFF (XML Localisation Interchange File Format), wobei es für dieses Format einige Dialekte gibt. Sind Daten in beiden Richtungen (Import und Export) nicht austauschbar, hat dies mehrere Folgen. Zum einen gerät der Käufer eines Systems in eine Abhängigkeit, die ihm bei Erweiterungen des Systems mangels Alternativen wenig Verhandlungsspielraum lässt.

Entscheidung für weniger verbreitete Systeme schränkt Übersetzerauswahl ein

Wichtiger noch ist, dass dadurch die Auswahl des geeigneten Übersetzers für ein Projekt von den benötigten Technologien abhängt. Die meisten professionellen Übersetzer werden in der Regel mit einem oder eventuell mit zwei Systemen arbeiten. Wenn sie nicht über die verlangte proprietäre Technologie verfügen, übernimmt unter Umständen ein weniger geeigneter Übersetzer die Übersetzung. Das verstößt gegen die Qualitätsnorm DIN EN 15038. Es ist daher kein Zufall, dass seit einigen Jahren Vorträge zu Themen wie „Interoperabilität“ zunehmend auf Interesse stoßen.

Tatsächliche Verbreitung des Systems prüfen

Sollte die Austauschbarkeit der Daten nicht gewährleistet sein, dann ist zumindest die Anzahl der Benutzer wichtig und zwar der tatsächlich aktiven Benutzer und nicht derer, die sich irgendwann für eine Demoversion haben registrieren lassen und längst nur noch als Karteileiche in Verzeichnissen stehen. Wie sieht es beispielsweise konkret bei Übersetzern in China oder Frankreich aus? Kann man den Bedarf an qualifizierten Übersetzern, die mit dem System arbeiten, abdecken?

Ein weiterer kritischer Punkt ist für mehrere Systeme die Online-Arbeit des Übersetzers. Nicht überall eignen sich die Internet-Verbindungen für diese Formen der Zusammenarbeit. Auch bei Offline-Modellen spielt aus demselben Grund die Größe der Dateien, die ein Übersetzer herunterladen muss, eine wichtige Rolle.

Folgekosten einkalkulieren

Im Hinblick auf die Kosten sind nicht nur die einmaligen Kosten für die Anschaffung und die Einrichtung eines Systems wichtig, sondern die Folgekosten (Stichwort „TCO, Total Costs of Ownership“) wie Wartungsverträge für einzelne Komponenten und etwaige Lizenzgebühren für integrierte API oder Drittprodukte. Auch die Anpassung an die eigenen Prozesse und die spätere Pflege dieser Anpassung muss man einkalkulieren. „Plug-and-Play“ funktioniert bei komplexen Firmenlösungen meistens nicht auf Anhieb, denn die individuellen Prozesse sind zu unterschiedlich.

Kosteneinsparungen oft geringer als erwartet

Sind einmal die Eigenschaften einer Lösung und die Kosten geklärt, müssen die potenziellen Einsparungen ermittelt werden. Ein Unternehmen, das eine solche Investition plant, hat in der Regel seit Jahren ein gewisses Volumen an Übersetzungen. Vorhandene Übersetzungen werden also bereits in irgendeiner Form wiederverwendet, sodass Einsparungen gegenüber den reinen Übersetzungskosten oft nicht so hoch sind, wie man es beim ersten Hinsehen vermuten würde.

Im Gegenteil: Bei einem Systemwechsel gibt es einen gewissen Datenverlust aufgrund unterschiedlicher Formatierungen und Segmentierungen, sodass die reinen Übersetzungskosten im Einzelfall sogar steigen können.

Verwaltungsaufwand steigt – Zusatzinvestitionen in Personal nötig

Einsparungen kann man in der Tat durch standardisierte Prozesse erzielen. Tendenziell nimmt der Verwaltungsaufwand bei Übersetzungs- oder Dokumentationsprojekten zu, weil die Anzahl der Bearbeitungsschritte wächst, während die Mengen pro Projekt abnehmen. Wenn der Hauptanteil dieser Arbeit bisher bei Übersetzungsdienstleistern angesiedelt war, bedeutet es zuerst einmal für das Unternehmen eine Zusatzinvestition in Personal, denn die gekauften Systeme wollen kompetent bedient und gepflegt werden. Auch hier kann die Einsparung unter dem Strich bescheiden sein, wobei andere strategische Gründe (Prozesssicherheit, Kontrolle über sog. „Linguistic Assets“) mitentscheidend sind.

[Text: D.O.G. GmbH. Quelle: D.O.G. news 4/2012. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion.]

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