Die Across Systems GmbH hat ein White Paper mit Empfehlungen herausgegeben, wie Unternehmen die Informationssicherheit in Übersetzungsprozessen erhöhen können. Damit will der Hersteller des Übersetzungsmanagementsystems Across Language Server das Bewusstsein für die Risiken bei Übersetzungsprojekten schärfen.
Während der Entwicklung einer Produktinnovation werden dazugehörige Informationen wie Anleitungen oder Beschreibungen häufig zu einem frühen Zeitpunkt übersetzt, um die Time-to-Market möglichst kurz zu halten. Damit diese Informationen nicht ungeplant an die Öffentlichkeit gelangen, werden in vielen Unternehmen bereits Maßnahmen in einem Compliance-Management hinterlegt.
„Sicherer Datentransfer ist und bleibt ein wichtiges Thema. Bei der Übersetzung von Dokumenten und der Zusammenarbeit mit externen, weltweit verteilten Sprachdienstleistern und Übersetzern ergeben sich hierbei besondere Herausforderungen. Dennoch wird der Informationssicherheit in diesem Bereich oft noch zu wenig Beachtung geschenkt“, sagt Stefan Kreckwitz, CTO bei der Across Systems GmbH.
Across gibt deshalb folgende Empfehlungen:
Organisatorische Maßnahmen treffen
Um die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, sollte der Auftraggeber dem externen Sprachdienstleister Voraussetzungen nennen, die er nachweislich erfüllt. Dazu gehören z.B. regelmäßige Datensicherung, Wiederherstellungspläne, Virenschutz, Monitoring kritischer Systeme oder Blitzschutz.
Integrität in Übersetzungsprozessen
Eine Authentifizierungspflicht in der Übersetzungsumgebung ist unabdingbar, um nicht autorisierte Änderungen zu verhindern. Außerdem empfiehlt sich eine Historienverfolgung, damit nachvollziehbar ist, wer zu welchem Zeitpunkt welche Inhalte geändert hat. Darüber hinaus sollten interne und externe Mitarbeiter regelmäßige Schulungen für die eingesetzten Systeme absolvieren. Dies stellt die richtige Anwendung der verfügbaren technischen Funktionen sicher.
Vertraulichkeit in Übersetzungsprozessen
Vertrauen ist zwar die Basis jeder Geschäftsbeziehung, bei besonders sensiblen Inhalten sollten Unternehmen jedoch sicherstellen, dass Ausgangstexte und Übersetzungen sowie der dazugehörige Übersetzungsspeicher (Translation Memory) und die Firmenterminologie nicht auf externen Rechnern verbleiben, sofern diese nicht autorisiert sind.
Geschlossene Lieferketten minimieren das Risiko
Da organisatorische Maßnahmen in verteilten Übersetzungsprozessen die Sicherheit der Informationen nicht hinreichend gewährleisten können, empfiehlt sich die Einführung eines Übersetzungsmanagementsystems mit den zentralen Komponenten Translation Memory, Terminologiesystem sowie Werkzeugen zur Projekt- und Workflowsteuerung. Es sorgt für eine geschlossene, integrierte Arbeits- und Systemumgebung, in der alle Beteiligten auf gemeinsamer Datenbasis und idealerweise mit unterschiedlichen Zugriffsrechten kooperieren. Es stellt zudem sicher, dass Prozesse nachvollziehbar bleiben und Daten nicht unkontrolliert auf lokalen Rechnern gespeichert werden oder das geschützte System verlassen. Darüber hinaus können Daten zweckgebunden bzw. zeitlich limitiert bereitgestellt werden.
Das komplette White Paper kann kostenlos über die Across-Website angefordert werden:
[Text: Across. Quelle: Presseinformation Across, 2014-05-26.]