Sechs Praxistipps für schlanke und effiziente Prozesse im Übersetzungsmanagement

Schlanke Prozesse im Übersetzungsmanagement

“Wer soll das bezahlen, wer hat das bestellt?” – Wer kennt das Lied nicht? Übersetzen kann jeder. Gute Übersetzungen liefern können schon weniger. Und noch weniger können gute Übersetzungen liefern und dabei gleichzeitig schlanke und effiziente Prozesse verwenden.

Selbstverständlich möchte kein Auftraggeber für aufgeblähte und ineffiziente Prozesse zahlen. Gleichzeitig möchte er auch nicht für sein Geld minderwertige Qualität erhalten. Kann dieser Balanceakt zwischen Qualität und Kosten gelingen? Ja, wenn man sich an einige Regeln hält.

1. Von Anfang an den gesamten Prozess im Blick haben

Als erstes Prinzip gilt, dass man von vornherein den ganzen Prozess im Auge behält und schon gleich am Anfang möglichen Problemen vorbeugt. Reparieren ist ja immer teurer als alles gleich richtig zu machen. Es geht also u. a. um folgende Punkte:

  • Erkennung von technischen, sprachlichen oder inhaltlichen Problemstellen wie etwa unverständliche Abkürzungen, Bezüge zu externen Quellen wie z. B. bei Softwaretexten, unbekannten Sachverhalten oder unklaren Anweisungen.
  • Klärung offener terminologischer Fragen.
  • Überprüfung der Schnittstellen zwischen den einzelnen Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass z. B. Dateien nahtlos weiterverwendet werden können.

2. Jede Aufgabe nur einmal bearbeiten

Als zweites Prinzip gilt, dass jede Aufgabe nur einmal bearbeitet werden sollte. Wenn z. B. mehrere Personen dieselben Informationen recherchieren und konsolidieren, entstehen dadurch Reibungsverluste. Ein typisches Beispiel dafür sind die Fragen von Übersetzern, die verschiedene Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten prüfen. Das veranschaulicht folgende Grafik:

Schlanke Prozesse im Übersetzungsmanagement

Noch zeitaufwendiger ist es, wenn dieser Ablauf sich wiederholt, wenn ein weiterer Übersetzer für eine andere Sprache dieselbe Frage stellt. Man hat relativ schnell unnötige Prozesskosten in der Größenordnung mehrerer Stunden zusammen, auch wenn bei jedem einzelnen der Aufwand lediglich bei 10 Minuten Arbeit liegt.

3. Bei Übersetzungen in mehrere Sprachen Aufgaben bündeln

Als drittes Prinzip gilt, dass bei Übersetzungen in mehreren Sprachen bestimmte Aufgaben gebündelt werden können. Das betrifft u. a. die Vorbereitung von Ausgangsdateien (z. B. Schützen von Texten, die nicht zu übersetzen sind). Auch die Optimierung der Ausgangsdateien (etwa das Nachformatieren konvertierter PDF-Dateien) gehört dazu. Man führt diese Arbeit einmal durch und verwendet das Ergebnis X-mal für die jeweiligen Zielsprachen.

4. Schnelle, präzise Kommunikation zwischen allen Beteiligten

Als viertes Prinzip gilt, dass die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zeitnah und präzise sein soll. Die Kommunikation muss alle erforderlichen Informationen enthalten, damit Rückfragen von Beteiligten erst gar nicht vorkommen. Ein einfaches Beispiel: Angabe einer Auftragsnummer in der Betreffzeile einer E-Mail, um eine mühsame Suche nach dem Projekt bei den Empfängern zu vermeiden. Eine effiziente Kommunikation bedeutet auch, dass sie nur die notwendigen Teilnehmer einbezieht und nicht alle Beteiligten mit Nachrichten überhäuft, die sie nicht unmittelbar betreffen.

5. Möglichst viele Arbeitsschritte automatisieren

Als fünftes Prinzip gilt es, möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren. Besonders bei standardmäßigen Aufträgen bieten moderne Workflowsysteme die Chance, von der Kostenschätzung bis zur Lieferung fertiger Dateien einen großen Teil der einzelnen Arbeitsschritte zu automatisieren: Ermittlung der Textmengen, Anfrage bei Übersetzern, Abrechnung der Leistungen, um einige zu nennen. Auch bei sich wiederholenden Prozessschritten senkt die Automatisierung den Aufwand.

6. Nur die Arbeit ausführen, die auch vereinbart wurde

Schließlich gilt als sechstes und letztes Prinzip, dass nur die Arbeit ausgeführt wird, die auch vereinbart wurde. Nicht bei jedem Projekt ist es gewünscht und erforderlich, ein komplettes Dienstleistungsspektrum von der Terminologieextraktion bis zum Lektorat der Übersetzung umzusetzen.

Wenn man all diese Prinzipien beherzigt, ist es durchaus machbar, hochwertige Übersetzungen zu liefern und dabei gleichzeitig schlanke und effiziente Prozesse zu benutzen.

Nicht an falscher Stelle sparen: Qualifizierte, erfahrene Übersetzer haben ihren Preis

An einigen Kostenaspekten sollte man jedoch nicht unnötig sparen. Trotz aller Effizienz und Technik bleibt die Übersetzung das Produkt von Menschen. Übersetzer, die eine gewisse Qualifikation und Erfahrung haben, haben auch ihren Preis. Hier wäre der Verzicht auf diese Ressourcen zugunsten von Billigstübersetzern kontraproduktiv und würde am Ende mehr Kosten verursachen.

[Text: D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH. Quelle: D.O.G. news, 02/2018. Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung von Dr. François Massion. Bild: D.O.G. GmbH.]