Wie sieht ein korrekter Geschäftsbrief aus? Wie gliedere ich Telefonnummern und IBAN-Zahlen? Sind Emojis erlaubt? Diese und ähnliche Fragen stellen sich Mitarbeiter im Beruf täglich, wenn es um Texte in der Geschäfts- und Bürokommunikation geht. Antworten liefert die DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“.
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat das Regelwerk jetzt in einer überarbeiteten Fassung mit neuen Inhalten veröffentlicht, die über den Rahmen der reinen Textverarbeitung hinausgehen. Hinzugekommen sind unter anderem Themen wie Präsentationen, Protokolle, Rechnungen, Texte in Tabellenform, Dateiablage und viele zugehörige Anwendungsbeispiele.
Die DIN 5008 ist auch eine wichtige Arbeitsgrundlage und Argumentationshilfe für Lektoren, Korrektoren und Übersetzer, wenn etwa ein Kunde nachfragt, warum man die Telefonnummern so und nicht anders gegliedert hat.
Bewährte Hilfestellung im Büro seit 1949
Die DIN 5008 zählt zu den bekanntesten DIN-Normen und hat einen festen Platz im geschäftlichen Schriftverkehr: Sie liefert einfache und verständliche Regeln, um Texte und Informationen so darzustellen, dass sie sich schnell erfassen lassen. Mit den neuen Inhalten deckt die Norm aktuelle Anforderungen an die Geschäfts- und Bürokommunikation ab. Ergänzt wurden außer Regeln zu Zahlentabellen auch welche zu Texten in Tabellenform, darunter fallen beispielsweise Formulare, Checklisten, Rechnungen und Lieferscheine.
Wer Bildschirmpräsentationen gestaltet oder Protokolle aufsetzt, wird in der DIN 5008 ebenfalls fündig. Erweitert wurden zudem Inhalte zu elektronischem Schriftverkehr, beispielsweise per E-Mail oder über vergleichbare Dienste. Darüber hinaus umfasst die Norm nun auch Empfehlungen, unter welchen Ordnerstrukturen und einheitlichen Bezeichnungen sich Dateien ablegen lassen, damit die Dokumente einfach und schnell wiederauffindbar sind.
Ein ausführlicher Anhang informiert über typografisch anspruchsvolle Texte und abweichende Regeln, zum Beispiel für Flyer oder aufwendig gestaltete Geschäftsberichte. Auch wer Zweifel hat, ob und wie er in der Geschäftskorrespondenz Emoticons oder Emojis verwenden darf, findet dazu Antworten in der Norm: Es ist erlaubt, wenn der Kontext stimmt.
Praktisches Nachschlagewerk
„Die DIN 5008 ist in der Bürokommunikation nicht mehr wegzudenken, die Norm trägt seit Jahrzehnten zu einheitlicheren und verständlicheren Schriftstücken bei“, sagt Eberhard Rüssing, Fachbereichsleiter für die Lernfelder im Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ an der Louise-Schroeder-Schule (Oberstufenzentrum Bürowirtschaft und Verwaltung), Berlin.
Er ist Obmann des Arbeitsausschusses „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“, der die Norm erarbeitet hat. „Bei der Aktualisierung haben wir insbesondere darauf geachtet, aktuelle Themen und Fragestellungen zu berücksichtigen. Wir wollten aber auch die Balance zwischen Genauigkeit und Verbindlichkeit im Regelwerk auf der einen und einer pragmatischen und schnellen Umsetzbarkeit mit heute gängigen Softwarelösungen auf der anderen Seite wahren. Die Norm eignet sich als praktisches Nachschlagewerk sowohl für den Büroalltag als auch für die berufliche Aus- und Weiterbildung.“
Aus dem Inhalt
- Anwendungsbereich
- Normative Verweisungen
- Begriffe
- Zeichen zur Verdeutlichung des Regelwerks
- Zeichensatz und Datenaustausch
- Wörter
- Zwischenräume
- Satzzeichen und andere Zeichen
- Schriftzeichen für Wörter
- Rechenzeichen
- Gliederung von Zahlen und Nummern
- Maßangaben und Formeln
- Hervorhebungen
- Zahlentabellen
- Texte in Tabellenform
- Diagramme und Abbildungen
- Gliederungen und Kennzeichnung von Texten
- Längere Texte
- Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen
- Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen
- Schreiben zu besonderen Anlässen
- Elektronischer Schriftverkehr
- Präsentationen
- Protokolle
- Dateiablage
- Briefhüllen
- Korrekturen
- Anhang A: Angaben für Zeilenanfang und Zeilenende
- Anhang B: Angaben für Zeilenpositionen von der oberen Blattkante
- Anhang C: Gliederung der automationsgerechten Aufschriftseite ausgewählter Formate für Briefsendungen
- Anhang D: Musteranschriften
- Anhang E: Anwendungsbeispiele
- Anhang F: Typografisch anspruchsvolle Textwerke
- Anhang G: Beschreibung von EDV-Eingaben
- Anhang H: Codierung und Eingabe der Satz- und Sonderzeichen
Bibliografische Angaben
Der unkommentierte Text der DIN 5008:2020 ist jetzt als preiswerter Sonderdruck erschienen:
- Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung
Unkommentierte Ausgabe der DIN 5008:2020 im Sonderdruckformat
(19,90 Euro, 176 Seiten, A5, broschiert, ISBN 978-3-410-29655-3)
Noch im Juni 2020 wird auch eine kommentierte Version als Buch und E-Book auf den Markt kommen, die den vollständigen Text der Norm enthält. Schritt für Schritt führt sie durch die stark erweitere Norm, zitiert die entsprechenden Textpassagen, kommentiert und gibt Tipps. Dabei wird herausgestellt, was sich geändert hat und was neu ist, warum Änderungen vorgenommen wurden und worauf bei der täglichen Arbeit geachtet werden sollte.
- Kommentar zur DIN 5008:2020 – Mit Fragen und Antworten zu den Schreib- und Gestaltungsregeln
(24,90 Euro, ISBN 978-3-410-29729-1, E-Book 978-3-410-29730-7)
rs, Beuth