Zukünftig sollen private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung weit überwiegend elektronisch stellen können. So sieht es die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes vor, die bereits im September 2017 vom Bundeskabinett verabschiedet wurde.
Sie tritt am 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Bundesstellen gelten die Regelungen ab dem 27. November 2019.
Größte E-Government-Initiative Europas
Der 2017 noch amtierende Bundesinnenminister Thomas de Maizière erklärte dazu:
Wir haben in den letzten Jahren einiges auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung erreicht. So heißt die Devise bei der E-Rechnung: Papierkram einsparen, Ressourcen schonen, Abläufe effektiv gestalten.
Aber da werden wir nicht Halt machen. Gemeinsam mit Ländern und Kommunen wollen wir in den nächsten fünf Jahren Staat und Verwaltung grundlegend transformieren und digitalisieren.
Wir sind im Entstehungsprozess der größten E-Government-Initiative Europas – und wir werden diesen Prozess mit aller Kraft vorantreiben.
Arbeitsaufwand und Kosten werden eingespart
Die Bundesregierung will mit diesem Schritt den Entwicklungsprozess der Digitalisierung in der Bundesverwaltung und im öffentlichen Auftragswesen des Bundes vorantreiben.
Dadurch fallen nicht nur Portokosten weg, auch der Arbeitsaufwand bei den Privaten wird erheblich reduziert. Laut Berechnungen des Innenministeriums ergibt sich dank digitaler Rechnungsstellung eine jährlich Einsparung von insgesamt bis zu 11 Millionen Euro.
Auch im grenzüberschreitenden Warenverkehr dürfte sich der digitale Paradigmenwechsel bemerkbar machen: Elektronische Rechnungen aus dem europäischen Ausland können zukünftig problemlos und ohne Datenverlust schnell und einfach empfangen werden.
Neuer Standard „XRechnung“ auf XML-Basis
Also kann man künftig einfach PDF-Rechnungen per E-Mail zusenden, wo bisher eine Papierrechnung verlangt wurde? Leider nicht. Für die elektronischen Rechnungen wurde ein neues Format namens „XRechnung“ entwickelt, das auf der Auszeichnungssprache XML basiert.
Eine bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Vielmehr ist der strukturierte XML-Datensatz das Rechnungsoriginal.
Diese Rechnungsdatensätze sollen „mit nur wenigen Klicks“ über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes hochgeladen und an den Empfänger gesendet werden können.
Auch für Freiberufler und Kleinunternehmen relevant?
Ob die neue Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung für Kleinunternehmen und Freiberufler überhaupt wirtschaftlich umsetzbar ist, bleibt abzuwarten. Auch auf der Seite der Ministerien scheint noch vieles unausgereift und in der Schwebe zu sein.
Weiterführende Links
- Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung, E-Rech-VO)
- XRechnung
[Text: Richard Schneider. Quelle: Pressemitteilung BMI, 2017-09-06. Bild: Henning Schacht / BMI; Laurence Chaperon / CDU.]