Houman Gieleky: “Die Zukunft gehört den technologiegetriebenen Sprachdienstleistern”

Stefan Rohde, Houman Gieleky
Chief Technology Officer Stefan Rohde (links) und Geschäftsführer Houman Gieleky setzen auf intern entwickelte Software mit Schnittstellen zu Standardlösungen. - Bild: Toptranslation

Der Hamburger Sprachdienstleister Toptranslation ist eine Erfolgsstory in einer sich rasant wandelnden Branche. Gründer und Geschäftsführer Houman Gieleky führt dies darauf zurück, dass man frühzeitig auf moderne Technologie aus dem eigenen Haus gesetzt hat. Nachfolgend ein Artikel über die Anforderungen an Übersetzungsbüros von heute und die Lösungswege, die bei Toptranslation beschritten wurden.

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Mehr Text in digitaler Form, in höherer Frequenz und vielfach in kleineren Paketen

Es zeigt sich in sozialen Netzwerken ebenso wie auf Websites, in Instant-Messenger-Diensten, in cloudbasierter Software, Smartphone-Apps oder Web-Entertainment: Der Mensch arbeitet, kommuniziert und konsumiert heute online – und zwar mehr und schneller als je zuvor. Das bedeutet mehr Text in digitaler Form, in höherer Frequenz und vielfach in kleineren Paketen. Eine enorme Herausforderung für Sprachdienstleister.

Maßgeschneiderte Plattform zur Prozesssteuerung

Was muss ein Sprachdienstleister heute und in der Zukunft bieten? Houman Gieleky hat sich diese Frage bereits vor vielen Jahren gestellt. Und kam zu dem Schluss: Die Antwort kann sich nicht auf eine fachlich einwandfreie Qualität der Übersetzung beschränken. Diese Frage muss vor allem auch technisch beantwortet werden.

Gieleky gründete das Übersetzungsbüro 2010 in Hamburg und nennt es nicht umsonst ein „technologiegetriebenes Wachstumsunternehmen“. Einen Großteil seiner Energie hat er mit seinem 40-köpfigen Team neben dem Aufbau eines fachkundigen Übersetzer-Netzwerks über Jahre in die Entwicklung der Plattformtechnologie und Softwareprodukte gesteckt.

Übersetzungsmanagement 4.0: übersichtlich und einfach – wie in einem Online-Shop

Entstanden ist ein digitaler Werkzeugkasten, mit dem Kunden Textmengen, Übersetzungsoptionen und Aufträge mit wenigen Klicks überblicken und organisieren. Zeitintensives Hin- und Herschicken von Mails und Datei-Anhängen ist damit passé.

Beiden Seiten – dem Kunden und dem Übersetzer – wird die Arbeit erleichtert. Unternehmen können mit der webbasierten Software-Lösung zu jeder Zeit per Knopfdruck Übersetzungen anfordern und dabei den Überblick über alle Vorgänge und Kosten behalten. Fertige Übersetzungen werden automatisch an die richtigen Stellen, in das richtige System und im richtigen Format geliefert. Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten können sehen, welche Abteilung wie viele Übersetzungen in welcher Kostenhöhe bestellt haben.

„Wir wollen, dass die Toptranslation-Plattform den Erwerb von Sprachdienstleistungen so einfach macht wie einen Einkauf bei Amazon“, sagt Gieleky.

Organisches Wachstum von 30 % pro Jahr – Toptranslation will in fünf Jahren zur Top 10 in Europa gehören

Der Fokus auf die technologische Basis seiner Sprachdienstleistungen hat sich für den Unternehmer ausgezahlt. „Wir sind auf dem Weg, in den nächsten fünf Jahren zu den Top 10 der Übersetzungsdienstleister in Europa zu gehören“, prognostiziert der CEO. Bereits jetzt gehört seine Plattform zu den größten seiner Art in Deutschland und verzeichnet ein organisches Wachstum von knapp 30 Prozent pro Jahr, der Umsatz liegt im Monat bei mittleren sechsstelligen Beträgen.

Insgesamt zählt der Sprachdienstleister mit seinen Standorten in Deutschland und Spanien rund 2.000 Kunden, darunter Weltmarktführer aus dem europäischen Mittelstand und börsennotierte Unternehmen. Für sie bildet die Toptranslation-Plattform eine abteilungsübergreifende Software für mehrsprachige Kommunikation, die sowohl von internen Mitarbeitern wie Marketern und Softwareentwicklern sowie von Fachübersetzern genutzt wird. Auch unabhängig von den Übersetzungsoptionen kommt die Plattform zum Einsatz, um Content zu erstellen, zu verbessern und abzugleichen.

Toptranslation-Team
Neben der Technik kommt es vor allem auf die Mitarbeiter an, von denen die meisten am Stammsitz in Hamburg beschäftigt sind. – Bild: Toptranslation

Erfolgsfaktor 1: Automatisierung beschleunigt eigene Auftragsabwicklung um 400 Prozent

Was sieht der Toptranslation-Chef als Schlüssel für den Erfolg? „Wer heute im Übersetzungsmarkt skalieren will, braucht ein automatisiertes Projekt- und Vendor-Management“, so Gieleky. „Das ist es auch, was Kunden erwarten und sie langfristig bindet.“

Warum dies so wichtig ist, zeigt sich daran, dass das Übersetzungsvolumen zwar insgesamt zunimmt, die einzelnen Übersetzungsprojekte jedoch immer kleiner werden. Das liegt zum großen Teil an täglichen Updates von digitalen Inhalten wie Websites oder Aktualisierungen in Software-Lösungen. Doch auch bei diesen vielen Mini-Aufträgen bleiben die Verwaltungsaufgaben die gleichen: Weiterhin müssen für jedes Projekt Angebote erstellt, Übersetzer beauftragt, die Qualität von Rechnungen und Lieferanten geprüft und Leistungen abgerechnet werden.

„All diese Prozesse haben wir mit unserer Plattform nach und nach automatisiert“, erklärt Gieleky. So werden Angebote beispielsweise automatisch anhand der Wörteranzahl berechnet, vorher ausgewählte Stammübersetzer werden über ihr Dashboard über mögliche Aufträge informiert. Ein selbstentwickeltes Feedbacksystem sammelt jährlich mehr als 56.000 Bewertungen ein, um die Kundenzufriedenheit zu optimieren. Ergebnis: Seit dem Launch der Plattform im Jahr 2016 ist die Auftragsabwicklung um 400 Prozent gestiegen.

Erfolgsfaktor 2: Offensiver Datenschutz – ein Muss in Europa

Die Themen Datenschutz und Sicherheit sind für Kunden relevanter denn je, nicht erst seit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und den immer häufiger auftretenden Datenskandalen. Gerade bei sicherheitskritischen Projekten braucht es Alternativen zu Standard-Verfahren der Branche: So ist es etwa oftmals üblich, zu bearbeitende Dokumente per E-Mail an freiberufliche Übersetzer zu verschicken, die diese dann in privaten Ordnerstrukturen auf lokalen Festplatten ablegen. Eine solche Art von Datenübertragung und -speicherung ist nicht nur vor unbefugten Eingriffen keineswegs sicher. Kommt dem Freelancer sein Laptop abhanden, verliert er Kundendaten und eventuell sensible Dokumente.

Toptranslation hat „eine neue Stufe an Sicherheit” geschaffen, wie es Gieleky formuliert: Dabei handelt es sich um eine Serverlösung, die ein Herunterladen von sensiblen Dokumenten überflüssig macht. Alle Beteiligten – vom Auftraggeber über den Projektmanager bis zum Übersetzer – greifen direkt über den Server auf die Dokumente zu. „So können die Übersetzer die zu übersetzenden Inhalte direkt und nur in ihrem Dashboard sehen und bearbeiten, jedoch nicht herunterladen“, erklärt er. Ein fahrlässiger Umgang mit Daten wird so von Vornherein ausgeschlossen.

Zusätzlich hat die Hamburger Firma ihre Online-Plattform sogenannten Penetrationstests ausgesetzt – das sind von Sicherheitsfirmen professionell organisierte Hackerangriffe, die versteckte Sicherheitslücken offenlegen, um sie letztendlich schließen zu können. Auch an dieser technologischen Front hat sich der Einsatz bezahlt gemacht: Gieleky und sein Team haben unter anderem dank der hohen Sicherheitsstandards zwei der weltweit fünf größten Versicherungen als Kunden gewinnen können.

Toptranslation: Translation Management System
Das Web-basierte Übersetzungsmanagement ermöglicht Auftraggebern jederzeit einen direkten Online-Zugriff auf ihre Bestellungen. – Bild: Toptranslation

Erfolgsfaktor 3: Kompatibilität – Selbst entwickelte Tools, die sich anpassen

Mittlere und größere Unternehmen arbeiten mit bis zu 8.000 Software-Anwendungen. (Eine Zahl, die Peter Lieber ermittelt hat. Er ist Enterprise Architect bei Sparx Services, einem auf Unternehmensarchitektur spezialisiertem Unternehmen, und Präsident vom Verband Österreichischer Software Industrie.) In vielen von ihnen entsteht Content, der für interne und externe Zwecke übersetzt wird.

Die Toptranslation-Plattform lässt sich je nach Unternehmensbedürfnissen einrichten, individualisieren und mit bestehender Software und IT-Struktur verbinden. So werden beispielsweise Texte aus verschiedenen Systemen automatisch in die Plattform geladen und synchronisiert. Textänderungen können per Klick in andere Sprachen übersetzt und zurückübertragen werden.

Die Plattform löst noch ein weiteres Problem: Oft mangelt es Firmen an einer einheitlichen Unternehmenskommunikation. Fachbegriffe und Produktbezeichnungen werden von Mitarbeitern unterschiedlich verwendet, gerade wenn sie nicht in derselben Abteilung, am selben Standort oder mit denselben Tools arbeiten, in denen Content entsteht. Das liegt nicht daran, dass sie dieses Problem nicht lösen wollen, sondern dass bestehende Terminologie-Systeme kompliziert und inkompatibel zu anderen Softwarelösungen sind.

„Hierfür haben wir eine benutzerfreundliche und einfach integrierbare Terminologie-Software entwickelt, die wir noch in diesem Halbjahr auf den Markt bringen“, sagt Chief Technology Officer Stefan Rohde. Das Besondere an ihr ist, dass sie von jedem Mitarbeiter eines Unternehmens sehr einfach bedient werden kann – vom Werkstudenten über den PR-Manager bis zum CEO.

Fazit: Sprachdienstleister haben nur eine Zukunft, wenn sie über flexible und sichere Technologien verfügen

Um für die Zukunft gewappnet zu sein, empfiehlt Gieleky Übersetzungsdienstleistern, einen genauen Blick auf die technische Seite ihrer Arbeit zu werfen: „Wer in diesem Markt bestehen will, braucht technisch flexible, robuste und sichere Lösungen, die auf die Arbeitsrealität des Kunden zugeschnitten sind. Diese müssen sich die Automatisierung zunutze machen, der Geschwindigkeit heutiger Kommunikation standhalten und dem Kunden die Arbeit tatsächlich erheblich erleichtern.“

Über Toptranslation

Toptranslation-LogoDer Technologie- und Sprachdienstleister Toptranslation wurde 2010 gegründet und ist nach ISO 17100 zertifiziert, der internationalen Qualitätsnorm für Übersetzungsdienstleister. Neben der Zentrale in Hamburg bestehen weitere Standorte in München und Sevilla. Zu den rund 2.000 Kunden gehören börsennotierte Unternehmen und Weltmarktführer aus dem europäischen Mittelstand.

Die selbst entwickelte Toptranslation-Plattform zentralisiert Übersetzungsprozesse für gesamte Unternehmen. Sie kann an bestehende IT-Systemen wie z.B. von SAP, Salesforce oder Adobe angebunden werden. Ein ebenfalls maßgeschneidertes Feedbacksystem sammelt 56.000 Bewertungsdaten pro Jahr, um Kundenanforderungen gerecht zu werden.

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[Text: Mirjam Kretschmer / Toptranslation.]